Tôi hình dung rằng, cũng như tôi, các bạn không có đủ thời gian để đối đầu với hàng tá công việc một lúc. Vậy thì phải làm sao để thoát khỏi vòng xoắn ốc đó? Nhiều người chả bao giờ ngồi lại và nghĩ xem làm sao để làm việc thông minh hơn, thay vì làm siêng năng hơn và làm nhiều giờ hơn. Đây là 12 mẹo cho bạn:
1. Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian
Nói dễ hơn làm? Ừ, cũng không hẳn, bời vì tôi có một vài quy luật đơn giản có thể giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. Ví dụ, khi thực hiện những công việc được ưu tiên, trước hết bạn cần phải tắt điện thoại và bỏ qua email của mình. Sau đó bạn cần phải gạt bỏ ý nghĩ làm nhiều việc một lúc vì nó sẽ làm chậm tốc độ của bạn và phá hủy sự tập trung. Cuối cùng, đặt ra một kỳ hạn hợp lý và làm hết sức mình để đạt được nó.
“Khi bạn sinh ra, bạn được sinh với 30,000 ngày. Thế đấy. Kế hoạch chiến lược nhất mà tôi có thể cho bạn là hãy nghĩ về điều đó.” – Sir Ray Avery
2. Tăng tốc độ đánh máy và sử dụng phím tắt
Những ngày này, chúng ta là nô lệ của bàn phím. Vậy thì tại sao không tăng tốc độ đánh máy và gắng loại bỏ hội chứng mổ cò (nguyên gốc: two finger syndrome – qto). Đây chính xác là điều tôi đang làm, nên tôi có thể nói rằng mình đang tập luyện chính cái mà mình đang giảng giải! Nhưng chúng ta luôn có trợ giúp. Một trong những trang web tốt nhất là Typing.com, nó sẽ giúp bạn tiến bộ với những chương trình hướng dẫn miễn phí.
Sử dụng phím tắt trên bàn phím cũng là một cách tiết kiệm thời gian và có thể tăng tốc công việc. Ví dụ, ấn F2 để đổi tên file được chọn, hay CTRL + I sẽ làm nghiêng các chữ được chọn. Có rất nhiều những phím tắt như thế; nếu bạn cố gắng học chúng, sẽ rất là có ích.
3. Học cách dùng MACROS
Chương trình này rất đáng tải về vì khi bạn phải lặp đi lặp lại hoài một chuỗi công việc nhàm chán (đặc biệt là trong Excel), MACROS sẽ làm nó chỉ với một click. Nó thực là một cách tuyệt vời để làm việc thông minh, chứ không phải siêng năng.
4. Dùng điện thoại nhiều hơn
Thay vì viết email, gọi điện thoại cho người đảm trách tốt hơn nhiều. Nó tiết kiệm thời gian. Nếu người đồng nghiệp đó làm việc chung văn phòng, thì nói chuyện trực tiếp còn tốt hơn nữa. Nó cho bạn một chút giải lao, thể dục một xíu và bạn thực sự tiếp xúc với con người khi điều này càng ngày càng hiếm trong thế giới điện tử.
5. Giữ duy nhất một tab
Nếu bạn cũng như tôi, bạn sẽ thấy mình có hàng đống tab được mở trong trình duyệt. Để tìm thứ bạn cần, bạn phải lướt qua hết chúng vì chúng không được hiển thị đồng thời. Hơn nữa, có nhiều tab như vậy sẽ làm chậm trình duyệt của bạn. Một giải pháp là sử dụng OneTab (mình đang xài, rất cool 😀 – qto). Tiện ích này sẽ giúp bạn giữ một danh sách gọn gàng tất cả các tab bạn mở trong một tab duy nhất và dễ dàng mở chúng lại một cách nhanh chóng hay nhắc cho bạn biết bạn đã mở những tab nào.
6. Dùng danh sách “không làm”
Chúng ta đều biết về danh sách việc phải làm và tôi thấy về cơ bản chúng rất tuyệt. Chúng cho tôi một cảm giác tuyệt vời về những gì tôi đạt được khi gạch bỏ công việc khỏi danh sách. Nhưng đôi lúc chúng ta nhận ra mình đang làm những việc không quan trọng hay những việc có thể trì hoãn. Đó là lý do nhiều người khuyến khích dùng danh sách “không làm”. Nhiều người thích tỉa gọn một cách dã man ( 
) danh sách việc phải làm, trong khi những người khác lại có hai danh sách riêng biệt, phải làm và không làm. Bạn chỉ cần tìm ra cách phù hợp nhất với mình khi cố gắng tiết kiệm thời gian quý báu (sẽ dịch bài này – qto) để trở nên năng suất hơn.
7. Mong chờ thất bại và chống lại sự kiêu ngạo (nguyên gốc: paranoia -qto)
Khi thất bại xuất hiện với cái đầu xấu xí của nó, một vài người có chút hoang tưởng (paranoid – qto) và sợ hãi rằng nó sẽ trở thành một xu hướng. Những dự án sai lầm và thất bại nên được trông chờ hơn là e sợ. Những bài học từ thất bại và phân tích cái gì đi sai hướng là cách tốt nhất để tiến lên.
“Đừng xấu hổ vì thất bại, hãy học từ chúng và bắt đầu lại” – Richard Branson
(Thật sự 2 từ paranoia và paranoid ở trên khiến mình hơi khó dịch vì nếu thất bại thì sao lại kiêu ngạo == )
8. Hãy ngắn gọn
Lan man ở cuộc họp, ở email, hay ngay cả khi giới thiệu bản thân mình với khách hàng mới có thể lãng phí thời gian của rất nhiều người. Một giải pháp là hãy tập luyện và rèn dũa “bài thuyết trình thang máy” (nguyên gốc: elevator speech – qto), để trong 30 giây hoặc ít hơn có thể nói với người khác tại sao họ cần kỹ năng của bạn và lợi ích khi hợp tác với bạn là gì. Hãy nghĩ về rất nhiều trường hợp mà nó hữu dụng:
- Tạo quan hệ mới
- Nói về bản thân khi phỏng vấn việc làm
- Gặp gỡ mọi người ở hội nghị hay tiệc
- Gọi điện thoại cho khách hàng mới
9. Hỏi đúng
“Bạn có thể nói một người là thông minh dựa vào câu trả lời của anh ta. Nhưng bạn có thể nói một người là thông thái dựa vào câu hỏi” – Naguib Mahfouz
Làm sao để có phản hồi? Bí mật nằm ở chỗ hỏi đúng câu hỏi vào đúng thời điểm. Khi bạn làm vậy, bạn đang tập hợp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định. Nó sẽ tiết kiệm thời gian và bạn sẽ cắt giảm thời lượng cuộc họp xuống thấp nhất.
Nghiên cứu của tạp chí Forbes về việc hỏi đúng câu hỏi cho thấy khi điều đó xảy ra, hiệu ứng tích cực tăng đến 400%. Và nó cũng mang lại lợi ích trong việc tạo động lực cho nhân viên cũng như ảnh hưởng tích cực lên tài chính của công ty.
“Nếu tôi có một giờ đồng hồ để giải quyết một vấn đề sống còn, tôi sẽ dành 55 phút đầu tiên xác định câu hỏi phù hợp. Một khi tôi biết câu hỏi đó, tôi có thể giải quyết vấn đề trong ít hơn 5 phút” – Albert Einstein
10. Học nhiều nhất có thể
Bạn luôn luôn nên ở tại chỗ dóc của đường cong học vấn. Nhìn vào hồ sơ kỹ năng của mình và xác định vị trí cần bù đắp. Nói chuyện với những kết nối và mạng lưới quan hệ quan trọng mà bạn có. Giữ mình luôn cập nhật những xu hướng và tiến bộ mới nhất. Thế giới luôn thay đổi một cách chóng mặt (nguyên gốc: fact-changing world – có lẽ tác giả ghi nhầm, mình nghĩ nó là fast-changing world – qto). Khi một cơ hội xuất hiện, bạn sẽ là người chuẩn bị tốt nhất để nắm lấy nó vì bạn không ngừng học hỏi. Đây là một cách để làm việc thông minh hơn.
“Sống như ngày mai bạn sẽ chết. Học như bạn sẽ sống mãi mãi” – Mahatma Gandhi
11. Giữ gìn tài nguyên đáng giá nhất của bạn
Không, tài nguyên đáng giá nhất của bạn không phải là thời gian. Đó là CHÍNH BẠN. Nếu bạn không ngủ đủ giấc, không tập thể dục, không giải lao, bạn sẽ ngày càng trở nên ít năng suất. Bạn bắt đầu làm việc nhiều và nhiều giờ hơn, và nó chính xác là điều đối nghịch với điều bạn mong muốn.
Điều bạn nên làm là đảm bảo sức khỏe cho mình. Hãy nhớ nghỉ ngơi 15 phút sau mỗi một tiếng rưỡi làm việc. Nghỉ ngơi và hít thở không khí trong lành, tập thể dục là một trong những cách làm việc thông minh hơn, chứ không siêng năng hơn.
12. Đừng ngã vào cái bẫy của làm việc thông minh hơn và siêng năng hơn
Xã hội chúng ta đang bị ám ảnh bởi làm mọi việc thông minh hơn để trở nên hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian nhiều hơn. Tuyệt! Điều quan trọng nhất phải nhớ là chấp nhận khi nào chúng ta sẵn sàng tắt máy tính đi và không lấp đầy thời gian bằng nhiều công việc hơn nữa.
Hãy cho chúng tôi biết cách bạn làm việc thông minh hơn, không phải siêng năng hơn.
—
Translated from Robert Locke‘s Article “Don’t Work Harder; Work Smarter with These 12 Tips“.
—
Walk with me 