Đừng làm việc siêng năng hơn, hãy làm việc thông minh hơn với 12 mẹo sau

Tôi hình dung rằng, cũng như tôi, các bạn không có đủ thời gian để đối đầu với hàng tá công việc một lúc. Vậy thì phải làm sao để thoát khỏi vòng xoắn ốc đó? Nhiều người chả bao giờ ngồi lại và nghĩ xem làm sao để làm việc thông minh hơn, thay vì làm siêng năng hơn và làm nhiều giờ hơn. Đây là 12 mẹo cho bạn:

1. Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

Nói dễ hơn làm? Ừ, cũng không hẳn, bời vì tôi có một vài quy luật đơn giản có thể giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn. Ví dụ, khi thực hiện những công việc được ưu tiên, trước hết bạn cần phải tắt điện thoại và bỏ qua email của mình. Sau đó bạn cần phải gạt bỏ ý nghĩ làm nhiều việc một lúc vì nó sẽ làm chậm tốc độ của bạn và phá hủy sự tập trung. Cuối cùng, đặt ra một kỳ hạn hợp lý và làm hết sức mình để đạt được nó.

“Khi bạn sinh ra, bạn được sinh với 30,000 ngày. Thế đấy. Kế hoạch chiến lược nhất mà tôi có thể cho bạn là hãy nghĩ về điều đó.” – Sir Ray Avery

2. Tăng tốc độ đánh máy và sử dụng phím tắt

Những ngày này, chúng ta là nô lệ của bàn phím. Vậy thì tại sao không tăng tốc độ đánh máy và gắng loại bỏ hội chứng mổ cò (nguyên gốc: two finger syndrome – qto). Đây chính xác là điều tôi đang làm, nên tôi có thể nói rằng mình đang tập luyện chính cái mà mình đang giảng giải! Nhưng chúng ta luôn có trợ giúp. Một trong những trang web tốt nhất là Typing.com, nó sẽ giúp bạn tiến bộ với những chương trình hướng dẫn miễn phí.

Sử dụng phím tắt trên bàn phím cũng là một cách tiết kiệm thời gian và có thể tăng tốc công việc. Ví dụ, ấn F2 để đổi tên file được chọn, hay CTRL + I sẽ làm nghiêng các chữ được chọn. Có rất nhiều những phím tắt như thế; nếu bạn cố gắng học chúng, sẽ rất là có ích.

3. Học cách dùng MACROS

Chương trình này rất đáng tải về vì khi bạn phải lặp đi lặp lại hoài một chuỗi công việc nhàm chán (đặc biệt là trong Excel), MACROS sẽ làm nó chỉ với một click. Nó thực là một cách tuyệt vời để làm việc thông minh, chứ không phải siêng năng.

4. Dùng điện thoại nhiều hơn

Thay vì viết email, gọi điện thoại cho người đảm trách tốt hơn nhiều. Nó tiết kiệm thời gian. Nếu người đồng nghiệp đó làm việc chung văn phòng, thì nói chuyện trực tiếp còn tốt hơn nữa. Nó cho bạn một chút giải lao, thể dục một xíu và bạn thực sự tiếp xúc với con người khi điều này càng ngày càng hiếm trong thế giới điện tử.

5. Giữ duy nhất một tab

Nếu bạn cũng như tôi, bạn sẽ thấy mình có hàng đống tab được mở trong trình duyệt. Để tìm thứ bạn cần, bạn phải lướt qua hết chúng vì chúng không được hiển thị đồng thời. Hơn nữa, có nhiều tab như vậy sẽ làm chậm trình duyệt của bạn. Một giải pháp là sử dụng OneTab (mình đang xài, rất cool 😀 – qto). Tiện ích này sẽ giúp bạn giữ một danh sách gọn gàng tất cả các tab bạn mở trong một tab duy nhất và dễ dàng mở chúng lại một cách nhanh chóng hay nhắc cho bạn biết bạn đã mở những tab nào.

6. Dùng danh sách “không làm”

Chúng ta đều biết về danh sách việc phải làm và tôi thấy về cơ bản chúng rất tuyệt. Chúng cho tôi một cảm giác tuyệt vời về những gì tôi đạt được khi gạch bỏ công việc khỏi danh sách. Nhưng đôi lúc chúng ta nhận ra mình đang làm những việc không quan trọng hay những việc có thể trì hoãn. Đó là lý do nhiều người khuyến khích dùng danh sách “không làm”. Nhiều người thích tỉa gọn một cách dã man ( ) danh sách việc phải làm, trong khi những người khác lại có hai danh sách riêng biệt, phải làm và không làm. Bạn chỉ cần tìm ra cách phù hợp nhất với mình khi cố gắng tiết kiệm thời gian quý báu (sẽ dịch bài này – qto) để trở nên năng suất hơn.

7. Mong chờ thất bại và chống lại sự kiêu ngạo (nguyên gốc: paranoia -qto)

Khi thất bại xuất hiện với cái đầu xấu xí của nó, một vài người có chút hoang tưởng (paranoid – qto) và sợ hãi rằng nó sẽ trở thành một xu hướng. Những dự án sai lầm và thất bại nên được trông chờ hơn là e sợ. Những bài học từ thất bại và phân tích cái gì đi sai hướng là cách tốt nhất để tiến lên.

“Đừng xấu hổ vì thất bại, hãy học từ chúng và bắt đầu lại” – Richard Branson

(Thật sự 2 từ paranoia và paranoid ở trên khiến mình hơi khó dịch vì nếu thất bại thì sao lại kiêu ngạo == )

8. Hãy ngắn gọn

Lan man ở cuộc họp, ở email, hay ngay cả khi giới thiệu bản thân mình với khách hàng mới có thể lãng phí thời gian của rất nhiều người. Một giải pháp là hãy tập luyện và rèn dũa “bài thuyết trình thang máy” (nguyên gốc: elevator speech – qto), để trong 30 giây hoặc ít hơn có thể nói với người khác tại sao họ cần kỹ năng của bạn và lợi ích khi hợp tác với bạn là gì. Hãy nghĩ về rất nhiều trường hợp mà nó hữu dụng:

• Tạo quan hệ mới
• Nói về bản thân khi phỏng vấn việc làm
• Gặp gỡ mọi người ở hội nghị hay tiệc
• Gọi điện thoại cho khách hàng mới

9. Hỏi đúng

“Bạn có thể nói một người là thông minh dựa vào câu trả lời của anh ta. Nhưng bạn có thể nói một người là thông thái dựa vào câu hỏi” – Naguib Mahfouz

Làm sao để có phản hồi? Bí mật nằm ở chỗ hỏi đúng câu hỏi vào đúng thời điểm. Khi bạn làm vậy, bạn đang tập hợp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định. Nó sẽ tiết kiệm thời gian và bạn sẽ cắt giảm thời lượng cuộc họp xuống thấp nhất.

Nghiên cứu của tạp chí Forbes về việc hỏi đúng câu hỏi cho thấy khi điều đó xảy ra, hiệu ứng tích cực tăng đến 400%. Và nó cũng mang lại lợi ích trong việc tạo động lực cho nhân viên cũng như ảnh hưởng tích cực lên tài chính của công ty.

“Nếu tôi có một giờ đồng hồ để giải quyết một vấn đề sống còn, tôi sẽ dành 55 phút đầu tiên xác định câu hỏi phù hợp. Một khi tôi biết câu hỏi đó, tôi có thể giải quyết vấn đề trong ít hơn 5 phút” – Albert Einstein

10. Học nhiều nhất có thể

Bạn luôn luôn nên ở tại chỗ dóc của đường cong học vấn. Nhìn vào hồ sơ kỹ năng của mình và xác định vị trí cần bù đắp. Nói chuyện với những kết nối và mạng lưới quan hệ quan trọng mà bạn có. Giữ mình luôn cập nhật những xu hướng và tiến bộ mới nhất. Thế giới luôn thay đổi một cách chóng mặt (nguyên gốc: fact-changing world – có lẽ tác giả ghi nhầm, mình nghĩ nó là fast-changing world – qto). Khi một cơ hội xuất hiện, bạn sẽ là người chuẩn bị tốt nhất để nắm lấy nó vì bạn không ngừng học hỏi. Đây là một cách để làm việc thông minh hơn.

“Sống như ngày mai bạn sẽ chết. Học như bạn sẽ sống mãi mãi” – Mahatma Gandhi

11. Giữ gìn tài nguyên đáng giá nhất của bạn

Không, tài nguyên đáng giá nhất của bạn không phải là thời gian. Đó là CHÍNH BẠN. Nếu bạn không ngủ đủ giấc, không tập thể dục, không giải lao, bạn sẽ ngày càng trở nên ít năng suất. Bạn bắt đầu làm việc nhiều và nhiều giờ hơn, và nó chính xác là điều đối nghịch với điều bạn mong muốn.

Điều bạn nên làm là đảm bảo sức khỏe cho mình. Hãy nhớ nghỉ ngơi 15 phút sau mỗi một tiếng rưỡi làm việc. Nghỉ ngơi và hít thở không khí trong lành, tập thể dục là một trong những cách làm việc thông minh hơn, chứ không siêng năng hơn.

12. Đừng ngã vào cái bẫy của làm việc thông minh hơn và siêng năng hơn

Xã hội chúng ta đang bị ám ảnh bởi làm mọi việc thông minh hơn để trở nên hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian nhiều hơn. Tuyệt! Điều quan trọng nhất phải nhớ là chấp nhận khi nào chúng ta sẵn sàng tắt máy tính đi và không lấp đầy thời gian bằng nhiều công việc hơn nữa.

Hãy cho chúng tôi biết cách bạn làm việc thông minh hơn, không phải siêng năng hơn.

—

Translated from Robert Locke‘s Article “Don’t Work Harder; Work Smarter with These 12 Tips“.

—

7 Bài học từ kinh nghiệm tìm việc của tôi

Một trong những thứ trớ trêu mang tên “đời thực” là không được nhận khi biết rằng mình đã gắng hết sức trong buổi phỏng vấn. Ví dụ, có một công ty mà tôi rất muốn được làm việc cho và thấy rất xúc động khi được mời phỏng vấn đến 2 lần, chỉ để bị từ chối cả 2 lần đó. Tôi đã rất suy sụp trong suốt 24 tiếng sau, nhưng rồi cũng vượt qua. Đến hôm nay, tôi đã làm việc được 6 năm, qua 4 công ty và nhiều dự án tự do. Nó không khiến tôi trở thành một chuyên gia, nhưng tôi chắc chắn rằng mình đã học được nhiều bài học từ mỗi lần ứng tuyển mà theo một cách nào đó, chứng tỏ rất có giá trị trong lần phỏng vấn tiếp theo của tôi (Tôi chỉ còn vài ngày là tròn 2 năm ở công việc hiện tại).

Hôm nay, tôi chia sẻ với các bạn những bài học mà tôi học được từ kinh nghiệm tìm việc của riêng mình và cách chúng có thể giúp bạn phòng ngừa những áp lực không cần thiết khi tham dự phỏng vấn.

1. Đọc kỹ hướng dẫn khi làm bài kiểm tra

Làm điều đơn giản này không chỉ giúp bạn có được công việc mà còn tránh được sự xấu hổ. Bạn sẽ không muốn nhìn lại một công việc bạn đã gần có được nhưng vụt mất bởi vì bạn khoanh tròn câu trả lời, và rồi nhận ra hướng dẫn là phải đóng khung. Có những công ty chia bài thi của ứng viên ra 2 nhóm, một nhóm làm đúng hướng dẫn, một nhóm thì không, và đương nhiên loại những người thuộc nhóm 2. Điều này giúp bộ phận tuyển dụng đánh giá xem ứng viên có để ý đến chi tiết hay không.

Nhưng tuân theo hướng dẫn không có nghĩa là bạn không được sáng tạo. Trước khi có được công việc thực sự đầu tiên, tôi đã làm hàng tá bài test cỡ thi đại học. Nhưng một kỉ niệm khó quên là bài test tôi phải phát triển một thứ cho trước. Tôi không muốn để lại ấn tượng nhàm chán nên đã trả lời một cách theo tôi là hài hước. Tôi không chắc là sự hài hước đó hấp dẫn Giám sát hay không, nhưng tôi được nhận. Bởi vậy, trừ phi bạn tin chắc rằng bạn có thể tạo được một cuộc cách mạng trong việc công ty đánh giá việc bạn bỏ qua luật, cố ý không tuân theo hay liều lĩnh sẽ làm bạn mất đi lợi thế.

2. Đừng chỉ tập những câu hỏi thông thường, hãy tập cả câu hỏi hiếm gặp

Nếu bạn tìm việc cũng khá lâu rồi, bạn chắc hẳn rất rành cách trả lời các câu hỏi thông thường, những câu mà đi đâu cũng gặp (như: “Bạn thấy mình ở đâu trong 5 năm nữa?” “Tại sao nên nhận bạn?” và “Bạn có thể làm gì cho công ty?”). Đa phần, bạn sẽ gặp những câu như vậy ở các cuộc phỏng vấn. Tuy nhiên, nhiều nhà tuyển dụng đã vượt ra khỏi khuôn mẫu này và bắt đầu đưa những ý tưởng mới vào bộ câu hỏi của mình. Tôi nhớ sếp cũ của tôi đã hỏi tôi ở buổi phỏng vấn cuối cùng rằng điểm xấu nhất của tôi là gì, trong khi các cuốn sách của bạn thì chỉ nói về cách có một ý tưởng tốt về tính cách của mình.

Chuẩn bị những câu hỏi chính thống là bình thường, nhưng bạn cũng phải xem xét khả năng sẽ đối mặt với những câu độc đáo, hay ít ra là những câu chưa bao giờ nghe tới. Bạn không phải biết chính xác nhà tuyển dụng sẽ hỏi gì, nhưng sẽ có ích nếu bạn tham khảo các bộ câu hỏi trực tuyến. Quan trọng là bạn không nao núng trước câu hỏi không được chuẩn bị trước. Thêm nữa, chuẩn bị các câu hỏi hiếm gặp có thể giúp bạn nhận thức rõ về mình hơn và tự tin hơn.

3. “Bán” bản thân nhưng không nói dối

Một trong những thách thức tôi gặp phải trong những ngày đầu tìm việc là mô tả về bản thân. Đối với tôi, tôi muốn nhà tuyển dụng hỏi một thứ gì đó – bất cứ thứ gì – về tôi và tôi thành thật trả lời hơn tự mô tả. Vấn đề là, nhà tuyển dụng muốn xác minh một phần trong resume của tôi khi tôi nói là mình có khả năng viết và giao tiếp xuất sắc. Họ cho tôi cơ hội chứng tỏ cả 2. Qua thời gian, với những kinh nghiệm tương tự, cũng như kĩ năng tôi có được từ những công việc trước, tôi nhân ra rằng “bán” chính mình cho nhà tuyển dụng không phức tạp như tôi thấy.

Bạn có thể nghĩ rằng luôn có một ứng viên nào khác xuất sắc hơn bạn, có lẽ bạn đúng. Nhưng nếu bạn thực sự muốn có công việc, bạn phải làm cho mình tốt hơn bằng việc nói về kĩ năng và thành tích bản thân. Tuy nhiên, có những khi người ta phóng đại câu chuyện của mình hay ngang nhiên nói dối chỉ để có việc. Nó có thể tô vẽ thành tích của bạn nhưng nhớ rằng, khi bạn được nhận, sếp bạn sẽ nhận ra bạn nói dối, danh tiếng và sự nghiệp của bạn sẽ cheo leo bên bờ vực.

4. Ăn mặc phù hợp nhưng cũng giữ được sự thoải mái

Mặc gì đi phỏng vấn tùy thuộc vào công ty bạn ứng tuyển. Những công ty thành lập lâu đời thường ăn mặc nghiêm trang, trong khi những công ty mới mở thường thoải mái hơn và cho phép bạn mặc áo quần thông thường. Hầu hết tin tuyển dụng hiện nay đều bao gồm quy định ăn mặc của công ty, nhưng nếu không có, bạn nên hỏi nhân viên tuyển dụng khi xác nhận lại lịch phỏng vấn. Tuy nhiên, khi họ nói bạn có thể ăn mặc bình thường không có nghĩa là bạn có thể mặc jeans và đeo kính đen.

Hãy mặc như ngày đầu tiên nhận việc. Với đàn ông, hãy mặc quần dài, áo sơ-mi gài nút và đi giày. Với phụ nữ, hãy mang váy hay quần dài đẹp nhất, một cái áo cánh đẹp hay một cái váy sang trọng, và một đôi cao gót mà bạn có thể đi thoải mái. Nếu bạn không đi giày cao gót, hãy mang một đôi giày công sở. Bạn cũng nên trang điểm nhẹ qua một chút. Tránh bất cứ thứ gì mà bạn chưa quen, như là một đôi giày mới chẳng hạn, trừ khi bạn muốn chân bị đau vào ngày phỏng vấn. Bỏ qua những thứ không vừa vặn, nhưng cũng đừng ăn mặc cầu kì quá. Một bộ quần áo không phù hợp có thể ảnh hưởng kế hoạch của bạn, hay thậm chí phá hủy cơ hội gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.

5. Kết bạn với ứng viên khác

Kết bạn với ứng viên khác cũng có lợi ích của nó. Một ví dụ nhỏ, nói chuyện với người khác trong khi chờ đợi có thể giúp bạn bớt hồi hộp, hơn nữa, nó còn giúp bạn mở rộng quan hệ của mình. Việc ứng tuyển của bạn chỉ có 2 kết quả – được nhận hoặc là không. Nói cách khác, bạn tốt trong phòng chờ có thể chỉ bạn những cơ hội tốt khác và ngược lại, bạn có thể giúp họ.

Tuy nhiên, nói chuyện với bạn cùng phỏng vấn cũng đừng vồ vập quá. Giữ cuộc đối thoại thật chuyên nghiệp; bạn có thể chờ cho tới khi kết bạn trên Facebook. Bạn cũng nên nhớ rằng có những người chỉ muốn chơi một mình (tự kỉ :D), nên hãy để ý cử chỉ để biết họ có thấy phiền hay không.

6. Mang theo một cuốn sách bạn thích đọc

Như đã nói, nhiều nhà tuyển dụng hỏi ứng viên về sách mà họ đọc, nhưng tại sao họ muốn biết? Một ứng viên thích đọc sách giao tiếp cởi mở hơn, dễ đón nhận ý tưởng mới hơn và chịu học hỏi hơn. Vậy nên, nếu bạn muốn tăng cơ hội nhận được việc mơ ước và tạo ấn tượng tốt, hãy đọc thật nhiều tài liệu khác nhau.

Thói quen đọc sách rất dễ để thể hiện khi vào thế giới của nhà tuyển dụng. Nó không quan trọng tôi đọc sách gì, tôi sẽ mang nó theo và đọc trong lúc chờ tới lượt. Không chỉ làm giảm sự nhàm chán, nó còn đóng vai trò như một con tàu phá băng khi những ứng viên khác cùng trò chuyện. Hơn nữa, mô tả về bản thân trở nên dễ dàng hơn vì tôi có thể nói về thói quen đọc sách, kèm với những thứ khác.

7. Nhớ rằng vào cuối ngày, người phỏng vấn bạn là một con người

Phỏng vấn có thể rất khó chịu trong những lần đầu, và càng khó chịu hơn khi (a) nó là một công việc lớn mà bạn cố gắng có được; (b) Nếu người phỏng vấn bạn là giám đốc công ty; hay (c) cả hai. Và trong khi có một vài nhà tuyển dụng thích thú với việc làm khó ứng viên, thì hầu hết chỉ đơn giản làm công việc của họ. Công bằng mà nói, việc họ làm không dễ như bạn thấy. Và dù thật thoải mái khi đổ lỗi cho nhân viên tuyển dụng nếu bạn không có được công việc, họ vẫn là một nhân viên cấp cao, người cuối cùng quyết định số phận của bạn trong phạm vi công ty họ.

Đến giờ, sự tiến cử của người phỏng vấn có thể ảnh hưởng đến đánh giá tổng hợp về bạn, và đây chính là lý do phải để lại một ấn tượng ban đầu tốt. Đến phỏng vấn đúng giờ, giao tiếp bằng mắt, bắt tay kiên quyết, ăn mặc chuyên nghiệp, và chuẩn bị thật tốt. Điều nhà tuyển dụng sẽ hỏi bạn có thể không nằm trong kiểm soát, nhưng bạn hoàn toàn có thể làm gì đó để lấy điểm cộng.

Thư giãn đi, chỉ là một buổi phỏng vấn thôi. Và nếu có được công việc thì thật tuyệt vời, nhưng bị từ chối cũng không có nghĩa là chấm hết cho sự nghiệp của bạn.

—

Translated form Kin Mabuan‘s Article “7 Lessons I Learned from My Job-hunting Experiences“.