Hôm qua mình dịch một bài về email nhưng có vẻ nó chung chung quáHay mọi người thích ăn liền quá nên thành ra muốn có một công thức nào đó tỉ mỉ đến từng chi tiết. Thực ra thì chả có công thức đó đâu. Nhưng mình sẽ dịch thêm một vài bài nữa về email vậy, bài này cũng khá là chi tiết hơn bài trước
Bạn viết email có chuyên nghiệp không? Nói cách khác, bạn có làm đồng nghiệp khó chịu với cách viết email tồi tệ của mình? Hãy cải thiện kỹ năng của bạn từ những mẹo chuyên nghiệp từ chuyên gia.
Trong thời đại internet, bạn có thể thấy mình ấn “Trả lời”, gõ nhanh vài dòng và bấm “gửi” trong khi chả suy nghĩ nhiều về những gì vừa viết. Nhưng những chuyên gia đồng ý rằng cách viết email đó có tiềm năng phá hủy tiếng tăm cá nhân và nghề nghiệp của bạn. Inc.com đã liên lạc với những chuyên gia email giàu kinh nghiệm và hỏi ý kiến của họ về cách để viết một email chuyên nghiệp.
1. Chỉ bàn những vấn đề ai cũng biết. Chúng ta đều đã nghe những câu chuyện về việc email “riêng tư” bị truyền đi khắp công ty, và trong một số trường hợp còn bị truyền lên mạng. Một trong những điều quan trọng nhất cần phải xem xét khi viết email một cách chuyên nghiệp, là vấn đề bạn đang bàn luận có thể công khai hay không. Hãy hỏi chính mình nếu chủ đề bàn luận là thứ bạn sẽ viết lên bì thư của công ty hay đăng trên bảng tin cho mọi người cùng xem trước khi ấn “gửi” — Judith Kallos, tác giả của E-Mail Etiquette Made Easy, E-mail: The Manual, và E-mail: A Write It Well Guide
2. Giới thiệu ngắn gọn về mình. Đừng cho rằng người nhận email biết bạn là ai, hay nhớ là đã gặp bạn. Nếu bạn không chắc chắn người nhận có nhận ra tên hay địa chỉ email của bạn hay không, hãy thêm một gợi ý đơn giản về việc bạn là ai trong mối quan hệ với người đang được liên lạc; một tiểu sử trang trọng và dài dòng là không cần thiết. — Peggy Duncan, chuyên gia năng suất cá nhân và tác giả của Email Overload with Better Habits, Etiquette, and Outlook 2007
3. Đừng “email giận dữ”. Email những tin xấu, tấn công khách hàng hay người bán, biểu lộ tức giận, khiển trách ai đó, giảm giá trị của họ trong email (cụ thể là nếu bạn đang nói điều gì đó không hay về sếp mình) đều hoàn toàn không nên. Bởi vì email có thể có vẻ không trang trọng, nhiều người thường sa bẫy. Luôn luôn nhớ rằng giao tiếp qua email tồn tại mãi mãi. — Lindsey Pollak, chuyên gia về nghề nghiệp và chỗ làm, cố vấn email chuyên nghiệp, tác giả của Getting From College to Career
4. Dùng ít dấu chấm than. Số lượng tối đa của dấu chấm than trong email thương mại? Một. Nếu dùng nhiều hơn, bạn có rủi ro bị xem là trẻ con hay thiếu chuyên nghiệp. — Pollak
5. Cẩn thận với thông tin mật. Hạn chế bàn luận thông tin bí mật qua email, ví dụ như là thông tin thuế của ai đó hay thông tin nhạy cảm của hợp đồng kinh doanh. Nếu email lọt vào tay người khác, bạn có thể đối mặt với hậu quả nghiêm trọng – có thể là dính tới luật pháp. — Peter Post, giám đốc Burlington, Tổ chức Emily Post tại Vermont, nơi cung cấp những lời khuyên chuyên nghiệp và câu trả lời về phong tục như nghi lễ cưới hỏi, cách làm cha mẹ hay cách ăn uống.
6. Hồi đáp vào thời điểm hợp lý. Trừ khi bạn đang làm một việc khẩn cấp, không cần thiết phải trả lời ngay khi email đến. Tùy thuộc vào bản chất của email và người người gửi mà bạn có thể phản hồi trong vòng 24 đến 48 giờ. — Duncan
7. Hạn chế gửi một dòng. “Cám ơn”, và “oh, OK” không hề làm tiến triển cuộc trò chuyện. Thoải mái đặt câu “Không cần trả lời” vào đầu email khi bạn không cần trả lời. — Duncan
8. Tránh dùng từ viết tắt, biểu tượng cảm xúc, biệt ngữ, hay từ lóng. Những từ tắt như “4 u” (thay vì “for you”), “Gr8” (cho “Great”) từ những doanh nhân trưởng thành trong những email liên quan tới kinh doanh là không chấp nhận được. Nếu bạn không đưa mặt cười hay cảm xúc vào giao tiếp kinh doanh, cũng đừng nên đưa chúng vào email. Những điều này có tiềm năng làm bạn ít chuyên nghiệp hơn. —Duncan
9. Giữ nó sạch sẽ. Không gì gây khó chịu cho người nhận hơn việc người khác trả lời và để tin nhắn lộn xộn, ví dụ, một dãy email sử dụng quá nhiều kí hiệu (>>>), hay hàng tá trang địa chỉ email không được bảo vệ vởi Bcc. Bạn có thể loại bỏ những dấu > bằng cách chọn email, Ctrl + F để dùng lệnh Tìm kiếm và Thay thế để tìm và xóa hết chúng. Bạn có thể loại bỏ địa chỉ email bằng việc xóa đi. Làm nó sạch sẽ, rồi hãy gửi. — Duncan
10. Viết tiêu đề rõ ràng. Với hòm thư bị bịt kín bời hàng trăm email một ngày, điều quan trọng là tiêu đề của bạn phải nói ra luận điểm. Nó phải đơn giản và mô tả một cách hợp lý điều bạn đang viết về. Email với tiêu đề dễ thương, mơ hồ hay không rõ ràng sẽ bị bỏ rác. Dò kĩ dòng tiêu đề cẩn thận như bạn sẽ dò nội dung vậy. — Post
11. Đừng để bị nhầm với Thư rác. Tránh viết tiêu đề toàn in hoa, hay toàn viết thường, hay có dẫn link và dấu chấm than – điều sẽ khiến email của bạn giống Thư rác. — Judith Kallos
12. Tiêu đề phải giống với nội dung. Đừng bao giờ mở một email cũ, ấn Trả lời, và gửi tin nhắn chẳng liên quan gì tới email trước. Đừng ngại ngần thay đổi tiêu đề khi chủ đề hay nội dung của chuỗi email thay đổi. — Peggy Duncan
13. Cung cấp cảnh báo khi gửi file đính kèm lớn. Gửi một file đính kèm lớn mà không thông báo có thể lấp đầy hòm thư của người nhận khiến cho những email quan trọng không tới được. Nếu bạn gửi file lớn hơn 500KB, người gửi nên hỏi, “Có phiền không nếu tôi gửi cho bạn một file đính kèm? Khi nào thì tốt nhất cho bạn?” — Kallos
14. Không gửi hơn hai file đính kèm, và đặt tên hợp lý. Trừ khi được yêu cầu đặc biệt, hạn chế gửi email có hơn hai file đính kèm. Cũng nên đặt tên file sao cho hợp lý để người nhận có thể lướt qua là biết chủ đề và người gửi. — Duncan
15. Gửi hay sao chép cho những người chỉ cần biết cơ bản. Trước khi ấn Trả lời tất cả hay đưa tên vào Cc hay Bcc, hãy hỏi mình liệu tất cả người nhận có cần biết thông tin trong tin nhắn của mình đến đúng người. — Duncan
16. Để ý khi ấn “Trả lời tất cả”. Đừng ấn “Trả lời tất cả” trừ khi mọi thành viên trong chuỗi email cần biết. Bạn muốn đảm bảo rằng mình không gửi cho tất cả mọi người trong danh sách câu trả lời của bạn – dù họ cần biết hay không — Duncan
17. Nhấc điện thoại lên. Khi một chủ đề có quá nhiều thông số cần giải thích hay thương lượng và sẽ tạo ra quá nhiều nghi vấn và nhầm lẫn, đừng giải quyết qua email. Email cũng không nên được sử dụng để hủy vào phút cuối những cuộc họp, bữa trưa, phỏng vấn và không bao giờ cho tin tức rất xấu. Nếu bạn có một nhân viên hay bạn bè bạn cần truyền tải tin xấu, một cuộc gọi sẽ thích hợp hơn. Nếu tin tức cần phải gửi tới một nhóm lớn, email lại thực tế hơn. — Duncan
18. Đánh giá tầm quan trọng của email. Đừng sử dụng nhiều chọn lựa ưu tiên cao. Nếu bạn dùng chức năng này quá nhiều, một vài người sẽ tiếp nhận một cách nghiêm trọng. Giải pháp tốt hơn là sử dụng tiêu đề có tính miêu tả để giải thích chính xác nội dung email. — Duncan
19. Duy trì riêng tư. Nếu bạn đang gửi email cho một nhóm người và cần bảo vệ sự riêng tư của danh sách, bạn nên luôn luôn dùng “Bcc”. Thêm vào đó, tránh đưa địa chỉ email cho bên thứ ba (như Evite, hay một tòa báo, vv). Đảm bảo địa chỉ bạn sẵn lòng đưa cho bên thứ ba sẽ không lọt ra ngoài, đặc biết khi dịch vụ họ cung cấp là miễn phí. — Duncan
20. Giữ email ngắn và tập trung vào luận điểm. Email dài đã là quá khứ. Viết thật súc tích, với nhiều khoảng trắng, để không làm choáng ngợp người nhận. Đảm bào khi bạn nhìn vào email bạn gửi, nó không giống như một gánh nặng để đọc – cứ thoải mái gạch ý. Người đọc email không nên phải đào sâu vào các đoạn văn để tìm ra thứ bạn đang yêu cầu. Bạn nên chỉ rõ mục đích của email trong vòng hai câu đầu tiên. Hãy rõ ràng, và đưa nó lên đầu. — Lindsey Pollak
21. Biết người đọc của bạn. Lời chào và lời kết của email nên đồng nhất mức độ tôn trọng và hình thức với người bạn đang giao tiếp. Hãy viết cho người sẽ đọc nó – nếu họ có xu hướng rất lịch sự và trang trọng, hãy viết như thế. Tương tự cho người nhận có xu hướng thân thiện và thoải mái. — Lindsey Pollak
22. Luôn luôn có chữ kí. Bạn không bao giờ muốn ai đó phải tìm kiếm cách liên lạc với bạn. Nếu bạn là người am hiểu truyền thông xã hội, hãy đưa toàn bộ thông tin mạng xã hội cảu bạn vào chữ kí. Chữ kí trong email là một cách tuyệt vời để khiến người khác biết thêm về bạn, đặc biệt khi địa chỉ email không có tên đầy đủ của bạn hay công ty. —Pollak
23. Chỉ dùng tự động trả lời khi cần thiết. Một phản hồi tự động như “Cám ơn về email của bạn. Tôi sẽ trả lời nhanh nhất có thể” là vô dụng. Tuy nhiên, một thứ mà những email này lại làm rất tốt là báo động cho người gửi thư rác email của bạn là thật và họ có thể thêm bạn vào danh sách. — Peggy Duncan
24. Huấn luyện nhân viên của bạn. Chủ doanh nghiệp nên đảm bảo nhân viên của mình được đào tạo việc giao tiếp qua email – đừng cho rằng họ biết họ đang làm gì, và như thế nào là chuyên nghiệp. Lập ra tiêu chuẩn email để mọi người trong công ty tuân theo. — Pollak
25. Email phản ánh con người bạn. Mỗi email bạn gửi tăng thêm hay giảm bớt danh tiếng của bạn. Nếu email của bạn rải rác, vô tổ chức, và đầy lỗi, người nhận sẽ nghĩ bạn là người lộn xộn, thiếu cẩn thận và vô tổ chức. Ý kiến của những người khác thực sự ảnh hưởng, và trong thế giới kinh doanh, danh tiếng rất quan trọng với thành công của bạn. — Peter Post
—
Translated from Lindsay Silberman’s Article “25 Tips for Perfecting Your E-mail Etiquette“.
—
Walk with me 