Email đã trở thành một cơn lũ không được chào đón trong hòm thư của mọi người. Đây là một vài cách để email của bạn được đọc nhiều hơn.
Bạn nhận được bao nhiêu email mỗi ngày? Bạn bỏ qua bao nhiêu? Trả lời những câu này sẽ giúp làm rõ tại sao để người khác đọc và trả lời mail của bạn lại khó khăn đến thế.
Bạn có thể cải thiện nội dung email để được chú ý hơn. Nhưng dù vậy, bạn vẫn cần một ai đó mở nó ra.
Công ty theo dấu và phân tích email Yesware đã phân tích hơn 500,000 email để tìm ra chiến thuật của những email có tỷ lệ mở và hồi đáp cao. Đây là đề nghị của họ.
1. Mail vào cuối tuần thực sự có sức mạnh
Nhiều người cho rằng thứ hai là ngày tốt nhất để gửi mail. Không phải. Theo Yesware, tỷ lệ mở và hồi đáp khá tương tự nhau giữa ngày trong tuần. Nhưng vào cuối tuần, tỷ lệ đó “cao hơn rõ rệt”, có lẽ vì ít cạnh tranh hơn. Dù vậy, đây là sự đánh đổi. Những người không muốn nhận mail làm ăn vào cuối tuần có thể sẽ tức giận với email của bạn một lần và rồi làm lơ nó. Nhưng mà dù gì thì họ cũng đã xem phải không?
2. Mail gửi sớm và gửi trễ cũng có tác dụng
Mọi người thường dễ hồi đáp hơn khi họ nhận được email vào sáng sớm – từ 6 đến 7 giờ AM – hay tầm 8 giờ đêm. Tại những thời điểm này, khoảng 40% email được trả lời.
3. Thoải mái viết tiêu đề
Nếu bạn từng nghĩ là dòng tiêu đề phải ngắn, bạn đã sai. Yesware tìm ra rằng độ dài của tiêu đề dường như chẳng ảnh hưởng gì tới tỷ lệ đọc hay trả lời cả. Điều khác biệt là ở ngôn từ bạn sử dụng. Tiêu đề có những từ như “bước”, “chiến dịch”, và “tiếp theo” có tỷ lệ mở và trả lời cao. Tỷ lệ thấp nhất gắn với tiêu đề có những từ như “lịch” hay “trực tuyến”.
4. Đừng cho tất cả mọi người vào mục “Đến”
Có một trường phái suy nghĩ rằng cho hết tất cả người nhận vào mục “Đến” sẽ cải thiện cách email được nhận. Theo Yesware, người nào nghĩ ra ý tưởng này cần đi học lại. Tỷ lệ trả lời tăng thêm 10% khi một trong hai người nhận nằm ở mục “CC”. Phán đoán của Yesware là khi tất cả người nhận được đặt trong mục “Đến”, mỗi người sẽ cho rằng người khác sẽ chịu trách nhiệm trả lời.
5. Gửi thêm mail nữa (follow-up: Cái này là một mail theo sau mail ban đầu, giống như kiểu hỏi thăm xem nhận được mail kia hay chưa, bla bla, mà cũng có khi là gửi lại mail y chang, vốn từ ít ỏi, không biết dịch sao – qto).
Yesware tìm ra rằng nếu bạn sẽ được trả lời, thì 90% trường hợp bạn sẽ nhận được nó trong một ngày. Tuy nhiên, nếu qua 24 giờ mà bạn vẫn chưa nhận được, thử gửi thêm mail nữa. Khi làm vậy, cơ hội nhận được trả lời của bạn sẽ leo lên thêm 21%.
—
Translated from Erik Sherman’s Article “5 Magic Email Tricks That Get People to Read and Respond“.
—