5 Mẹo Email thần kỳ để được đọc và trả lời

Email đã trở thành một cơn lũ không được chào đón trong hòm thư của mọi người. Đây là một vài cách để email của bạn được đọc nhiều hơn.

Bạn nhận được bao nhiêu email mỗi ngày? Bạn bỏ qua bao nhiêu? Trả lời những câu này sẽ giúp làm rõ tại sao để người khác đọc và trả lời mail của bạn lại khó khăn đến thế.

Bạn có thể cải thiện nội dung email để được chú ý hơn. Nhưng dù vậy, bạn vẫn cần một ai đó mở nó ra.

Công ty theo dấu và phân tích email Yesware đã phân tích hơn 500,000 email để tìm ra chiến thuật của những email có tỷ lệ mở và hồi đáp cao. Đây là đề nghị của họ.

1. Mail vào cuối tuần thực sự có sức mạnh

Nhiều người cho rằng thứ hai là ngày tốt nhất để gửi mail. Không phải. Theo Yesware, tỷ lệ mở và hồi đáp khá tương tự nhau giữa ngày trong tuần. Nhưng vào cuối tuần, tỷ lệ đó “cao hơn rõ rệt”, có lẽ vì ít cạnh tranh hơn. Dù vậy, đây là sự đánh đổi. Những người không muốn nhận mail làm ăn vào cuối tuần có thể sẽ tức giận với email của bạn một lần và rồi làm lơ nó. Nhưng mà dù gì thì họ cũng đã xem phải không?

2. Mail gửi sớm và gửi trễ cũng có tác dụng

Mọi người thường dễ hồi đáp hơn khi họ nhận được email vào sáng sớm – từ 6 đến 7 giờ AM – hay tầm 8 giờ đêm. Tại những thời điểm này, khoảng 40% email được trả lời.

3. Thoải mái viết tiêu đề

Nếu bạn từng nghĩ là dòng tiêu đề phải ngắn, bạn đã sai. Yesware tìm ra rằng độ dài của tiêu đề dường như chẳng ảnh hưởng gì tới tỷ lệ đọc hay trả lời cả. Điều khác biệt là ở ngôn từ bạn sử dụng. Tiêu đề có những từ như “bước”, “chiến dịch”, và “tiếp theo” có tỷ lệ mở và trả lời cao. Tỷ lệ thấp nhất gắn với tiêu đề có những từ như “lịch” hay “trực tuyến”.

4. Đừng cho tất cả mọi người vào mục “Đến”

Có một trường phái suy nghĩ rằng cho hết tất cả người nhận vào mục “Đến” sẽ cải thiện cách email được nhận. Theo Yesware, người nào nghĩ ra ý tưởng này cần đi học lại. Tỷ lệ trả lời tăng thêm 10% khi một trong hai người nhận nằm ở mục “CC”. Phán đoán của Yesware là khi tất cả người nhận được đặt trong mục “Đến”, mỗi người sẽ cho rằng người khác sẽ chịu trách nhiệm trả lời.

5. Gửi thêm mail nữa (follow-up: Cái này là một mail theo sau mail ban đầu, giống như kiểu hỏi thăm xem nhận được mail kia hay chưa, bla bla, mà cũng có khi là gửi lại mail y chang, vốn từ ít ỏi, không biết dịch sao – qto).

Yesware tìm ra rằng nếu bạn sẽ được trả lời, thì 90% trường hợp bạn sẽ nhận được nó trong một ngày. Tuy nhiên, nếu qua 24 giờ mà bạn vẫn chưa nhận được, thử gửi thêm mail nữa. Khi làm vậy, cơ hội nhận được trả lời của bạn sẽ leo lên thêm 21%.

—

Translated from Erik Sherman’s Article “5 Magic Email Tricks That Get People to Read and Respond“.

—

Nộp 200 đơn mà vẫn chưa được tuyển? Đây là lý do.

Tôi vẫn thường nhận được email từ những người kiếm việc thất bại hỏi xin lời khuyên. Phần đông trong số đó đã hết cách vì họ gửi hồ sơ đi hàng tá thậm chí hàng trăm công việc, nhưng chả nhận được một lời mời phỏng vấn nào. Gần đây, tôi thấy một bài viết trên mạng nói về những người kiếm việc ứng tuyển 100 việc mà vẫn không nhận được lời mời phỏng vấn. Đây là những lý do chính yếu mà theo tôi khiến họ không được gọi (Thứ tự không quan trọng):

Dùng chung một resume: Kiếm việc trong thời buổi này đòi hỏi một sự tùy biến rất lớn. Những ngày hoàng kim của thập niên 80, khi bạn có thể nộp chung một resume cho hàng tá công việc đã qua lâu rồi. Bây giờ, đội ngũ nhân lực đã tinh vi và làm việc có phương pháp hơn trước đây; nên bạn cần phải tùy biến resume của mình để làm nổi bật kinh nghiệm làm việc sao cho phù hợp với mô tả công việc – và hãy chắc chắn là bạn đưa những từ khóa từ bản mô tả công việc vào resume.

Resume được định dạng tồi: Những người tìm việc phải nhận thức được rằng nhà tuyển dụng và bộ phận nhân lực dùng phần mềm để rà soát và sắp xếp resume, nên nếu resume của bạn có text box, ví dụ vậy, thì nó có thể đã ngăn chặn phần mềm làm việc. Giữ resume đơn giản; đừng màu mè quá (nguyên gốc “don’t have a lot of bells and whistles – qto).

Nộp ảnh của bạn: Người tìm việc không bao giờ và đừng bao giờ nên nộp ảnh của mình. Trong xã hội hiện nay, công ty luôn sợ bị kiện. Bạn có thể nghĩ rằng mình đang “cá nhân hóa” hồ sơ để nhà tuyển dụng có thể gắn tên bạn với khuôn mặt, nhưng thực ra, bạn lại đang đẩy mình khỏi cuộc đua. Bạn có thể, tuy nhiên, dẫn một đường link đến resume điện tử của mình trên LinkedIN; nhưng hãy đảm bảo ảnh của bạn phải chuyên nghiệp – vậy nên đừng để ảnh tự sướng (selfie) hay tạo dáng dễ thương.

Không có Thư ứng tuyển (Cover letter): Có rất nhiều thông tin sai lệch về vấn đề này trên internet. Hầu hết những người tìm việc không gửi thư ứng tuyển vì họ hoặc là quá lười biếng, hoặc là nghĩ rằng nhà tuyển dụng sẽ không bao giờ đọc – Nó hoàn toàn sai lầm! Bộ phận nhân sự cần thư ứng tuyển vì họ muốn xem liệu bạn có thể viết một cách thông minh hay không (không sai ngữ pháp). Họ đọc, đương nhiên, họ đọc tất cả thư ứng tuyển được nộp bởi những ứng viên đạt yêu cầu được chọn. Không chỉ bạn nên có thư ứng tuyển, mà bạn còn nên diễn giải thật chi tiết tại sao bạn phù hợp với công việc – nhưng hãy giữ nó ngắn và nhẹ nhàng.

Thừa hoặc là thiếu năng lực: Những ngày này, người kiếm việc nên tập trung vào chất lượng, không phải số lượng. Tốt hơn là hãy dồn năng lượng vào ứng tuyển cho một công việc khả quan. Đừng phí thời gian và công sức ứng tuyển cho một công việc mà rõ là bạn sẽ không được nhận. Đừng biến mình thành một kẻ chết đuối cố bám víu vào tất cả những gì có thể.

Địa chỉ email không chuyên nghiệp: Địa chỉ email của bạn không nên là gì khác ngoài những phiên bản của tên bạn; nên nếu bạn có email là “cong_chua_bong_bong” hay “di_tim_tinh yeu”,… thì nên bỏ đi (Nguyên gốc ví dụ là “radical_chick” và “super_stud” – cái này mình nghĩ là dịch ra khó khăn, mà để nguyên mới thấy cái slang của nó, nên xài tạm mấy cái kia vậy – qto). Nhiều Giám đốc Nhân sự cũng không muốn nhận được hồ sơ từ email có tên miền của công ty bạn đang làm, bởi vì nó có vẻ như là bạn đang dùng chính thời giờ của người thuê bạn để kiếm việc mới.

Thông tin trực tuyến xấu: Thực tế có hàng trăm (có khi hàng ngàn) bài báo trên mạng nói về những người bị sa thải vì bài viết của họ trên mạng xã hội, hay những bài báo nói về việc đội ngũ nhân sự google tên của ứng viên tiềm năng trước khi gọi họ vào; và với tất cả những thông tin gây choáng ngợp này, người tìm việc có vẻ như chả chú ý tới lời cảnh báo và cứ viết những thông tin gây tranh cãi lên mạng. Bạn này, đó là một cách KẾT THÚC NGHỀ NGHIỆP! Hãy đảm bảo bạn lau dọn sạch sẽ mạng internet và xóa hết những vết tích xấu xí của mình. (Nhờ vào chính sách thân thiện người dùng gần đây của Google, có lẽ bạn sẽ không quá lo lắng về vấn đề này nữa, trừ khi bạn viết cái gì đó quá nổi và có một lượng views không ít, hoặc giả bạn cũng có kha khá tương tác trên các mạng xã hội 😀 – qto).

+++

Brian Daniel là người sáng lập The Celebrity Personal Assistant Network, công ty tìm kiếm còn lại duy nhất trên thế giới tuyển chọn những vị trí công việc toàn thời gian cố định cho những danh gia vọng tộc, tỷ phú và những giám đốc điều hành trong Fortune 500. Là một cựu trợ lý danh nhân, tham mưu trưởng (nguyên gốc là chief of staff – không biết có nên dịch là quản gia hay không – qto) cho gia đình hoàng gia, Brian là một trong số ít những headhunter của thế giới thực sự có kinh nghiệm trong tất cả các công việc mà ông ấy tuyển dụng.

Ông là tác giả cuốn sách “Dream Careers”, và đã làm việc cho hàng tá các công ty truyền thông – xuất bản trên toàn thế giới, bao gồm Yahoo, Aol, Executive PA Magazine và Entrepreneur.

—

Translated form Brian Daniel‘s Article “200 Submissions & No Job Offer? Here’s Why” 

Hành trình ngày 12: Ngắn

Đúng vậy, ngắn. Lần đầu viết hành trình quá ngắn, không phải là không có gì để viết mà là đầu óc đang quay quay và không thể viết. Đêm hôm qua hàng xóm đi chơi về khuya và chơi game khuya không ngủ được. Sáng thì bị đánh thức sớm bởi những âm thanh huyền thoại từ mấy chú mấy bác thích karaoke vào cuối tuần.

Hôm qua hứng thú search lại những từ học được từ hồi trước chơi game online, hay nói chuyện với pinoy. Từ mình nhiễm và xài nhiều là wew = diễn tả ngắn của whew, phew = cách diễn đạt khi người ta ngạc nhiên, hay mệt mỏi và muốn sigh, cũng có khi vui nhộn tí xíu. Nhưng không ngờ wew theo nguyên bản của pinoy còn là một cách insult người khác (ngắn gọn của wooooo), làm mình mấy bữa nay có vẻ cũng bị hiểu nhầm ==’ Chán thế đấy, cũng như tiếng Việt, có những từ tục nhưng không mang ý nghĩa chửi thề, nhưng chỉ nên nói với bạn thân. Anh em gamer chơi với nhau vui thì đôi lúc cũng tùy tiện mà nói, nhiễm quá…

Yaaa…… Bây giờ có hẹn với bạn nên phải đi đã, gác lại mọi thứ vậy.