10 Điểm chung của người giao tiếp hiệu quả

Từ việc gọi giao một chiếc pizza cho tới gọi khẩn cấp cho 911, giao tiếp hiệu quả có thể giúp bạn vượt qua mọi mặt của cuộc sống. Nó quan trọng, nó cần thiết và nó không quá khó để làm chủ.

Trong khi một số kỹ năng giao tiếp xuất sắc là bẩm sinh, những người không được thiên nhiên ban tặng cũng có thể luyện tập để đạt tới hoàn hảo.

Như doanh nhân Brian Tracy đã nói “Giao tiếp là một kỹ năng bạn có thể học. Nó như đạp xe đạp hay đánh máy vậy. Nếu bạn sẵn sàng học hỏi, bạn có thể cải thiện nhanh chóng chất lượng của mọi mặt cuộc sống.”

Để trở thành người giao tiếp xuất sắc nhất có thể, hãy xem danh sách dưới đây. 10 đặc tính này thuộc về những chuyên gia giao tiếp.

1. Họ lắng nghe

“Chúng ta có hai tai và một miệng nên hãy sử dụng chúng tương ứng” – Susan Cain, tác giả cuốn Im lặng: Sức mạnh của người hướng nội trong thế giới không ngừng nói. (Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking).

Lắng nghe xuất sắc là một kỹ năng quan trọng để giao tiếp hiệu quả. Có khả năng tiếp thu những gì người khác nói cho phép một người đưa ra những phản hồi phù hợp. Người giao tiếp tuyệt vời không tạo ra cuộc hội thoại một chiều, vì vậy thì có nghĩa lý gì chứ?

Họ không bao giờ cố gắng nghĩ ra phản hồi khi người khác vẫn đang nói, họ không muốn liều lĩnh mất dấu những gì đang diễn ra. Bằng việc nghe hết mọi từ trong cuộc hội thoại, người giao tiếp tốt biết phải nói gì để phù hợp khi tới lượt.

2. Họ có thể liên kết người khác

Vì chăm chú lắng nghe, những người giao tiếp hiệu quả có được sự thấu hiểu người khác. Dù là với một phòng đầy người, một nhóm theo dõi trực tuyến hay chỉ một người, họ có thể tạo ra thông điệp phù hợp cho người nghe một cách dễ dàng.

Hoàn toàn cần thiết để có một vài hiểu biết liên quan tới đám đông của bạn, nếu không có sự thấu hiểu, lời nói của bạn sẽ thất bại thảm hại. Bạn sẽ chẳng muốn khen burger và sườn lợn trước một nhóm người của Hội bảo vệ động vật khi muốn thuyết phục họ đâu, phải không? Sự thấu hiểu là lợi ích cho tất cả mọi người trong đàm thoại, vì thông điệp sẽ rõ ràng và ai cũng hiểu.

3. Họ đơn giản hóa sự phức tạp

Một vài thông điệp có thể rắc rối, khó hiểu hay hoàn toàn lộn xộn. Người giao tiếp tốt, dù vậy, có thể hiểu, làm rõ và truyền đạt cho người nghe. Nghĩ về việc giáo viên mô tả một khái niệm mới cho lớp đại số – nếu ông ấy không thể làm những thứ phức tạp dễ hiểu, bài học sẽ không bao giờ lọt vào tâm trí học sinh. Bằng cách chia nhỏ hay sắp xếp lại nội dung, người giao tiếp tuyệt vời sẽ làm cho thông điệp dễ tiếp thu hơn với nhiều người hơn.

4. Họ biết khi nào thì nói

Hiểu khi nào thì nên nói luôn luôn có ích trong giao tiếp tốt. Ví dụ như một người nhân viên đang lơ là làm việc hay không hiểu được một khái niệm. Nếu người chủ nhận ra lúc đó cần phải nói chuyện thì sẽ tốt hơn nhiều nếu làm lơ nó đi. Họ biết khi nào thì phải nói, và khi nào nói thì tốt, cũng như khi nào im lặng là vàng.

5. Họ sẵn sàng

Bất cứ khi nào bạn cần một người giao tiếp xuất sắc, họ luôn khiến bản thân mình sẵn sàng. Họ sẽ cho bạn câu trả lời chứ không để bạn phải chờ. Họ không phải là người bạn trai sẽ biến mất và không nhắn tin lại cho bạn sau hàng giờ; họ không phải là người chủ không có thời gian giải thích nhiệm vụ. Người giao tiếp tốt dẫn dắt những cuộc trò chuyện làm hài lòng tất cả mọi người.

6. Họ luyện tập tự tin

Người giao tiếp tốt biết mình giao tiếp tốt. Họ không nấp đằng sau ngôn ngữ mập mờ và họ nói lớn, rõ ràng. Sự tự tin của họ tạo nên lòng tin của người nghe, vì họ chứng minh rằng họ biết mình đang nói gì.

7. Họ cụ thể

Nếu bạn muốn truyền tải thông điệp của mình, bạn không đập xung quanh bụi cây. Người giao tiếp tốt có một luận điểm rõ ràng, súc tích và không lầm lẫn. Họ sẽ đưa ra những hướng dẫn chi tiết và hỏi những câu hỏi mục tiêu – họ không để sự nhầm lẫn tồn tại.

Tại sao, hãy hỏi họ, liệu họ có tốn thời gian cố gắng tô vẽ thông điệp của mình bằng những ngôn ngữ mập mờ? Họ rõ là sẽ nói thật minh bạch và tránh làm người nghe lầm lẫn.

8. Họ tập trung vào tương tác của mình

Một phần lớn của giao tiếp tốt và tôn trọng là loại bỏ sự xao nhãng từ tương tác. Không ai muốn phải nhìn người khác nhắn tin hay đẩy thức ăn trước mặt mình khi đang nói cả. Bằng việc điều khiển môi trường hội thoại, người giao tiếp tốt tập trung hoàn toàn vào thông điệp và người nghe.

9. Họ đặt câu hỏi

Một lần nữa, trong nỗ lực để thấu hiểu người nghe, người giao tiếp tốt sử dụng câu hỏi – những câu thật cụ thể và đầy đủ. Họ sẽ lấp đầy khoảng trống lầm lẫn bằng những câu trả lời, không phải giả định. Mọi kiến thức có được từ câu hỏi giúp người nghe hiểu rõ ràng hơn cũng như giúp thông điệp của người giao tiếp truyền đạt tốt hơn.

10. Họ nhận ra những tín hiệu không lời

Khi nói chuyện trực tiếp, ngôn ngữ cơ thể có thể quan trọng như chính những gì được nói. Nhận ra sự chống đối, căng thẳng hay hào hứng thông qua những tín hiệu không lời – như cử chỉ, nét mặt và ánh mắt – giúp người giao tiếp tuyệt vời hiểu người nghe. Lúc đó, họ có thể tạo ra những thông điệp phù hợp hơn với thái độ của người nghe.

Tập luyện những kỹ năng này và cải thiện khả năng giao tiếp xứng đáng với thời gian và công sức của bạn. Như doanh nhân thành công Paul J. Meyer đã nói “Giao tiếp – kết nối con người – là chìa khóa cho thành công trong cuộc sống và nghề nghiệp.”

—

Translated from Kayla Matthews‘s Article “10 Things People With Effective Communication Skills Have In Common“

—

10 Mẹo phác thảo một Resume hoàn hảo

Dù bạn đang cố gắng đạt được công việc mơ ước, hay chỉ đang tìm kiếm một công việc bán thời gian thì có một resume hoàn hảo cũng là điều quan trọng. Bạn cần phải làm mình nổi bật hơn hẳn đám đông bằng một tờ giấy, và đúng là nó khó như vậy. Nhưng cũng không hẳn là bạn phải bi quan.

Tôi đã chuẩn bị và tạo ra nhiều resume cho khách hàng của mình, và tôi cũng đã chứng kiến những sai lầm thông thường bị mắc phải khắp nơi. Dù chúng có thể nhỏ nhặt và bình thường với bạn, chúng tạo nên sự khác biệt giữa một cuộc phỏng vấn và một lời từ chối. Dưới đây là một số điều bạn cần cân nhắc để tạo nên resume hoàn hảo của mình.

1. Tiêu chuẩn hóa

Bạn phải tiêu chuẩn hóa resume của mình: cách định dạng, kiểu chữ, màu sắc, tất cả mọi thứ. Nghĩ về những gì chúng sẽ nói với nhà tuyển dụng. Nếu resume của bạn lộn xộn, ấn tượng đầu tiên sẽ là vụng về, vô tổ chức, và không có động lực. Dựa vào công việc mà bạn ứng tuyển, có thể trình bày đơn giản với kiểu chữ gọn dễ nhìn, hay sử dụng template để có một resume sáng tạo hơn. Nếu bạn thực sự muốn nổi bật, làm hết sức để tạo ra một template độc nhất vô nhị, nhưng phải đảm bảo sự tiêu chuẩn hóa.

2. Hãy minh bạch (mạng xã hội, số điện thoại, địa chỉ)

Resume hoàn hảo tập trung vào chính bạn, và khi thế kỉ 21 trở thành thời đại của sự minh bạch (cho cả công ty và cá nhân), hãy đảm bảo resume cho thấy bạn không có gì phải giấu. Tôi không đề nghị đưa Twitter hay Facebook vào resume (trừ khi bạn ứng tuyển công việc kỹ thuật số, ví dụ như vai trò truyền thông xã hội) nhưng hãy đưa tài khoản LinkedIN, địa chỉ, và điện thoại liên lạc. Nhà tuyển dụng thích biết rằng họ có khả năng liên lạc với bạn, hay tìm thêm nhiều thông tin về bạn, từ những gợi ý mà bạn đưa ra trong resume của mình. Đây cũng là một cách khôn khéo cho thấy sự tin tưởng giữa hai bên.

3. In bài thuyết trình của bạn ra (nguyên gốc pitch: cái này giống như lời chào hàng hơn – qto)

Nếu bạn chưa có một bài thuyết trình thang máy (cái này đã từng đề cập trong bài dịch trước, có lẽ sẽ dịch về nó 😀 – qto), tôi đề nghị bạn phác thảo nó. Với những ai không quen với khái niệm này, thuyết trình thang máy là một bản tóm gọn 30 giây về bạn, tham vọng của bạn, kỹ năng của bạn; bạn phải nói suôn sẻ những thứ này với nhà tuyển dụng trong một bài giới thiệu ngắn. Không chỉ nó giúp nhà tuyển dụng mà nó còn giúp chính bạn hiểu về bản thân mình và điều gì bạn muốn có thể đạt được. 30 giây (hay có thể nói là không nhiều hơn 150 từ) không cho bạn nói nhiều nội dung, và buộc bạn sắp đặt mục tiêu ưu tiên. Một khi bạn phác thảo được bài tổng hợp cá nhân, hãy dán nó vào đầu resume. Hầu hết nhà tuyển dụng không muốn đọc về cuộc đời bạn, nhưng nếu họ có thể hiểu bạn trong 3 dòng, bạn sẽ có cơ hội được nhận cao hơn.

4. Bám sát thị trường của bạn

Đây có thể coi là điều quan trong nhất trong danh sách này. Để có một resume hoàn hảo, bạn phải hiểu nhà tuyển dụng là ai. Resume bạn gửi cho Apple không thể nào giống với resume bạn gửi cho Goldman Sachs. Hãy nghiên cứu và hiểu về thói quen của nhà tuyển dụng, văn hóa công ty, cũng như ham muốn của họ. Nếu bạn ứng tuyển một vị trí được đăng, đảm bảo là bạn đã đọc mô tả công việc và tìm nơi bạn có thể làm nổi bật mình với yêu cầu công việc – kinh nghiệm của bạn, kỹ năng chính, thành tích, hay học vấn. Nếu resume được bám sát để phù hợp với nhà tuyển dụng, bạn có một cơ hội lớn hơn dù không thỏa mãn hết các yêu cầu. Điều gì tốt hơn, một nhân viên dày dạn kinh nghiệm sống cô lập, hay một nhân viên ít kinh nghiệm nhưng hòa đồng?

5. Sắp xếp mọi thứ theo trật tự

Trật tự trong resume cũng rất quan trọng. Cá nhân tôi có thể nói có 5 mảng chính cần lưu ý: Thông tin cá nhân, Kinh nghiệm, Sở thích, Năng lực & Thành tích, Kỹ năng chính. Chúng được xếp chính xác theo thứ tự đó, và đây là lý do:

Thông tin cá nhân là bài thuyết trình thang máy của bạn. Nó là lời giới thiệu, là bản tóm tắt cho resume và cho người đọc một cái nhìn lướt qua về bạn là ai. Kinh nghiệm đi tiếp theo vì họ muốn nhìn thấy chúng. Tôi đưa Sở thích lên trước Năng lực vì chúng đưa ra những gợi ý về việc bạn làm ngoài giờ làm việc, và một gợi ý lớn hơn nữa về nhân cách của bạn. Không chỉ thế, nếu bạn có những sở thích để làm thì đó là một cách chứng tỏ động lực nội tại. Đề nghị duy nhất là không đưa những thứ tốn thời gian hay cần nhiều sự chú ý vào. Nhà tuyển dụng muốn bạn dành nhiều thời gian làm việc và không thích sự chú ý của bạn bị chia sẻ quá nhiều. Giữ Năng lực ngắn gọn, nó chỉ là một hình thức cho thấy bạn đã học những gì nhưng không đóng vai trò quan trọng trong quá trình đưa ra quyết định (một lần nữa, tùy thuộc vào công việc bạn ứng tuyển). Kỹ năng chính lại đưa ra những gợi ý về việc bạn nghĩ mình giỏi gì, cho thấy sự tự tin và những kỹ năng bạn có. Đó là một cách hay để kết thúc resume thật êm ái.

6. Chất lượng, không phải Số lượng

Đừng viết câu chuyện cuộc đời bạn. Chỉ đưa vào kinh nghiệm và sở thích bạn nghĩ là liên quan tới công việc ứng tuyển. Nếu bạn thực tập cho công ty đối thủ, nó sẽ liên quan hơn sự thật là bạn làm ca cuối tuần tại Wallmart. Bạn có điểm chính, nhưng điều này phụ thuộc vào lượng kinh nghiệm mà bạn phải có.

7. Viết theo thời gian ngược

Viết kinh nghiệm theo thời gian ngược (gần nhất trước). Nhà tuyển dụng quan tâm tới công việc bạn vừa làm hơn là những gì bạn đã làm 5, 10 năm trước. Tuy nhiên, liên quan tới điều 1, giữ thứ tự này cho tất cả thang đo thời gian trong resume của bạn. Kiên định là chìa khóa.

8. Việc chưa hoàn thành

Đừng quên bất cứ công việc hiện tại hay dự án bạn đang làm. Nhà tuyển dụng muốn biết bạn đang làm gì để đoán định xem bạn có sẵn sàng nhận việc hay không. Họ sẽ hiểu khi đang làm việc thì bạn cần có thời gian thông báo với công ty trước khi nghỉ, và điều này thường không thay đổi ý kiến của nhà tuyển dụng. Mà họ nên được biết hơn là không (điều 2 – sự minh bạch).

9. Thêm chút lửa

Đừng viết resume như một bản báo cáo tình trạng. Sự ngộ nhận thông thường nhất là resume chỉ để nhà tuyển dụng biết bạn đã làm gì, như một tài liệu lịch sử về con đương nghề nghiệp của bạn. Không! Không phải vậy. Resume được thiết kế để bán bạn. Nó là một bài quảng cáo cá nhân. Thêm chút lửa, một vài tính cách. Bạn đang bán chính mình, vậy hãy bán BẠN, đừng bán kinh nghiệm.

10. Đưa vào kinh nghiệm, mục tiêu, và thành tích

Bạn đã có tính cách và kinh nghiệm được liệt kê. Nhưng, đa phần mọi người quên đưa mục tiêu, mục đích và tham vọng của mình vào resume. Công ty không chỉ muốn biết bạn có hợp với họ không, mà còn là họ có hợp với bạn không. Họ muốn chắn họ có thể cho bạn những gì bạn mong đợi, để cả hai có thể cùng nhau phát triển. Điều này quan trọng hơn là bạn nghĩ đó; có thể bạn chỉ để ý công việc hoàn hảo của mình, nhưng nếu bạn có vẻ như không học tập hay phát triển gì hết, bạn sẽ từ từ mệt mỏi và chán nản.

Thêm mẹo cho Resume giấy: Sử dụng giấy dày, chất lượng. Nghiên cứu tâm lý cho thấy Resume in trên giấy dày, chất lượng cao được xem xét như là quan trọng hơn và có năng lực tốt hơn resume in trên giấy mỏng. Nếu bạn thực sự muốn công việc, bạn phải gạt ra hết những vật chắn.

Tôi hiểu đây là một bài viết dài, nhưng tôi cũng cố ý làm rõ ra những nguyên do ẩn chứa sau từng mục để có thể đưa cho bạn thêm nhiều gợi ý và ý tưởng về cách định dạng và viết resume cho chính mình. Tôi chúc các bạn thật may mắn khi tìm việc, và mong là resume hoàn hảo sẽ giúp bạn có được công việc hoàn hảo.

—

Translated from Kerim Hudson‘s Article “10 Tips On How To Craft A Perfect Resume”.

—

Nộp 200 đơn mà vẫn chưa được tuyển? Đây là lý do.

Tôi vẫn thường nhận được email từ những người kiếm việc thất bại hỏi xin lời khuyên. Phần đông trong số đó đã hết cách vì họ gửi hồ sơ đi hàng tá thậm chí hàng trăm công việc, nhưng chả nhận được một lời mời phỏng vấn nào. Gần đây, tôi thấy một bài viết trên mạng nói về những người kiếm việc ứng tuyển 100 việc mà vẫn không nhận được lời mời phỏng vấn. Đây là những lý do chính yếu mà theo tôi khiến họ không được gọi (Thứ tự không quan trọng):

Dùng chung một resume: Kiếm việc trong thời buổi này đòi hỏi một sự tùy biến rất lớn. Những ngày hoàng kim của thập niên 80, khi bạn có thể nộp chung một resume cho hàng tá công việc đã qua lâu rồi. Bây giờ, đội ngũ nhân lực đã tinh vi và làm việc có phương pháp hơn trước đây; nên bạn cần phải tùy biến resume của mình để làm nổi bật kinh nghiệm làm việc sao cho phù hợp với mô tả công việc – và hãy chắc chắn là bạn đưa những từ khóa từ bản mô tả công việc vào resume.

Resume được định dạng tồi: Những người tìm việc phải nhận thức được rằng nhà tuyển dụng và bộ phận nhân lực dùng phần mềm để rà soát và sắp xếp resume, nên nếu resume của bạn có text box, ví dụ vậy, thì nó có thể đã ngăn chặn phần mềm làm việc. Giữ resume đơn giản; đừng màu mè quá (nguyên gốc “don’t have a lot of bells and whistles – qto).

Nộp ảnh của bạn: Người tìm việc không bao giờ và đừng bao giờ nên nộp ảnh của mình. Trong xã hội hiện nay, công ty luôn sợ bị kiện. Bạn có thể nghĩ rằng mình đang “cá nhân hóa” hồ sơ để nhà tuyển dụng có thể gắn tên bạn với khuôn mặt, nhưng thực ra, bạn lại đang đẩy mình khỏi cuộc đua. Bạn có thể, tuy nhiên, dẫn một đường link đến resume điện tử của mình trên LinkedIN; nhưng hãy đảm bảo ảnh của bạn phải chuyên nghiệp – vậy nên đừng để ảnh tự sướng (selfie) hay tạo dáng dễ thương.

Không có Thư ứng tuyển (Cover letter): Có rất nhiều thông tin sai lệch về vấn đề này trên internet. Hầu hết những người tìm việc không gửi thư ứng tuyển vì họ hoặc là quá lười biếng, hoặc là nghĩ rằng nhà tuyển dụng sẽ không bao giờ đọc – Nó hoàn toàn sai lầm! Bộ phận nhân sự cần thư ứng tuyển vì họ muốn xem liệu bạn có thể viết một cách thông minh hay không (không sai ngữ pháp). Họ đọc, đương nhiên, họ đọc tất cả thư ứng tuyển được nộp bởi những ứng viên đạt yêu cầu được chọn. Không chỉ bạn nên có thư ứng tuyển, mà bạn còn nên diễn giải thật chi tiết tại sao bạn phù hợp với công việc – nhưng hãy giữ nó ngắn và nhẹ nhàng.

Thừa hoặc là thiếu năng lực: Những ngày này, người kiếm việc nên tập trung vào chất lượng, không phải số lượng. Tốt hơn là hãy dồn năng lượng vào ứng tuyển cho một công việc khả quan. Đừng phí thời gian và công sức ứng tuyển cho một công việc mà rõ là bạn sẽ không được nhận. Đừng biến mình thành một kẻ chết đuối cố bám víu vào tất cả những gì có thể.

Địa chỉ email không chuyên nghiệp: Địa chỉ email của bạn không nên là gì khác ngoài những phiên bản của tên bạn; nên nếu bạn có email là “cong_chua_bong_bong” hay “di_tim_tinh yeu”,… thì nên bỏ đi (Nguyên gốc ví dụ là “radical_chick” và “super_stud” – cái này mình nghĩ là dịch ra khó khăn, mà để nguyên mới thấy cái slang của nó, nên xài tạm mấy cái kia vậy – qto). Nhiều Giám đốc Nhân sự cũng không muốn nhận được hồ sơ từ email có tên miền của công ty bạn đang làm, bởi vì nó có vẻ như là bạn đang dùng chính thời giờ của người thuê bạn để kiếm việc mới.

Thông tin trực tuyến xấu: Thực tế có hàng trăm (có khi hàng ngàn) bài báo trên mạng nói về những người bị sa thải vì bài viết của họ trên mạng xã hội, hay những bài báo nói về việc đội ngũ nhân sự google tên của ứng viên tiềm năng trước khi gọi họ vào; và với tất cả những thông tin gây choáng ngợp này, người tìm việc có vẻ như chả chú ý tới lời cảnh báo và cứ viết những thông tin gây tranh cãi lên mạng. Bạn này, đó là một cách KẾT THÚC NGHỀ NGHIỆP! Hãy đảm bảo bạn lau dọn sạch sẽ mạng internet và xóa hết những vết tích xấu xí của mình. (Nhờ vào chính sách thân thiện người dùng gần đây của Google, có lẽ bạn sẽ không quá lo lắng về vấn đề này nữa, trừ khi bạn viết cái gì đó quá nổi và có một lượng views không ít, hoặc giả bạn cũng có kha khá tương tác trên các mạng xã hội 😀 – qto).

+++

Brian Daniel là người sáng lập The Celebrity Personal Assistant Network, công ty tìm kiếm còn lại duy nhất trên thế giới tuyển chọn những vị trí công việc toàn thời gian cố định cho những danh gia vọng tộc, tỷ phú và những giám đốc điều hành trong Fortune 500. Là một cựu trợ lý danh nhân, tham mưu trưởng (nguyên gốc là chief of staff – không biết có nên dịch là quản gia hay không – qto) cho gia đình hoàng gia, Brian là một trong số ít những headhunter của thế giới thực sự có kinh nghiệm trong tất cả các công việc mà ông ấy tuyển dụng.

Ông là tác giả cuốn sách “Dream Careers”, và đã làm việc cho hàng tá các công ty truyền thông – xuất bản trên toàn thế giới, bao gồm Yahoo, Aol, Executive PA Magazine và Entrepreneur.

—

Translated form Brian Daniel‘s Article “200 Submissions & No Job Offer? Here’s Why” 

24 giờ vẫn không đủ? Hãy áp dụng 10 mẹo sau để quản lý thời gian

Dù bạn là một nhân viên, một người chủ kinh doanh nhỏ hay là một ông bố/bà mẹ đơn thân, bạn cũng chỉ có 24 tiếng/ngày. Và dù mỗi cá nhân có một phạm vi công việc khác nhau cần hoàn thành, nhưng tựu chung đều phải quản lý thời gian một cách hiệu quả nếu muốn thành công.

Nhiều người cố gắng để quản lý thời gian, tuy nhiên, họ không thể nào phân biệt được thời gian trên đồng hồ và thời gian thực tế. Trong khi thời gian trên đồng hồ là thời lượng chính xác của từng giây, phút và giờ cho mỗi ngày, thì thời gian thực tế là tương đối, và có thể bị ảnh hưởng bởi loại hình công việc mà bạn làm cũng như cách bạn làm chúng.

Hiểu được điều này tạo cho chúng ta một nền mống để quản lý thời gian hiệu quả, và song song cho phép chúng ta làm việc năng suất hơn. Với suy nghĩ như vậy, hãy xem xét những bước sau để xây dựng một nền tảng và làm mỗi ngày trôi qua trở nên có ích.

1. Xây dựng một thói quen ngủ phù hợp

Chìa khóa cho một ngày làm việc hiệu quả nằm ở đêm hôm trước. Một thói quen phù hợp cho giấc ngủ sẽ tạo nhịp điệu cho một ngày hiệu quả. Theo Tiến sĩ Tâm lý học lâm sàng Stephanie Silberman, cách tốt nhất để có một giấc ngủ phù hợp là điều chỉnh thói quen từ từ bằng cách tăng dần 15 phút mỗi lần để xác định một chu kì khả thi có thể duy trì dễ dàng. (đây là bài hay cho ai có vấn đề điều chỉnh thói quen đi ngủ). Nên nếu bạn muốn thức dậy sớm hơn mà không phải chịu cảm giác mệt mỏi, hãy bắt đầu với việc dậy sớm hơn 15 phút trong từng kì 3 – 4 ngày để cơ thế bạn có thể điều chỉnh hiệu quả. Sau đó bạn có thể lặp lại quá trình này cho đến khi thực sự thoái mái, và tạo được một chu kì ngủ cho phép bạn bắt đầu một ngày mới tại thời gian tối ưu.

2. Làm một việc gần với việc khác (gần về địa lý)

Một khi bạn thức dậy và chuẩn bị cho ngày mới, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách hoàn thành các công việc với một thái độ hợp lý trong phân bổ ưu tiên về địa điểm. Nếu bạn ăn sáng trong bếp, ví dụ vậy, bạn nên xác định tất cả những nhiệm vụ khác cần bạn chú ý trong khu vực đó trước khi rời đi. Nếu bạn có thể hoàn thành một khối lượng công việc lớn ở duy nhất một địa điểm trong một thời gian xác định, bạn có thể tạo nên một lịch trình hiệu quả hơn để đạt được mục đích, thay vì cứ chạy đi chạy lại hết nơi này sang nơi khác. Mặc dù điều này có thể đòi hỏi một cách nhìn nhận mới, nhưng nó cũng rõ ràng đảm bảo bạn sẽ năng suất hơn.

3. Xem xét phúc lợi về di chuyển

Làm nhiều việc một lúc (đa nhiệm) thường được xem là tiêu chuẩn của năng suất, nhưng mọi người thường quá tham lam khi làm việc và thường chú trọng số lượng mà bỏ qua chất lượng. Bởi vậy, phải cẩn trọng khi lựa chọn đa nhiệm để có thể có được sự cân bằng tuyệt đối giữa đạt được mục đích và bảo đảm chất lượng xuất sắc cho công việc. Ví dụ như bạn chọn đi làm bằng phương tiện công cộng thay vì lái xe đi, bạn sẽ tạo được thêm thời gian để hoàn thành công việc thay vì buộc mình vội vàng lướt qua email trước khi nhảy lên xe và lái đi. Một nhân viên văn phòng có thể tiêu tốn 10% thời gian làm việc trong ngày chỉ để di chuyển giữa nhà và công ty, vậy nên một phúc lợi về di chuyển là một cơ hội duy nhất để sử dụng thời gian đó một cách hợp lý.

4. Ăn trưa cân bằng và tốt cho sức khỏe

Thức ăn cũng là một vấn đề quan trọng cần xem xét cho bữa ăn nhẹ giữa buổi sáng hay ăn trưa. Thói quen ăn uống dễ bị bỏ qua nếu bạn làm việc bận rộn, vậy nên chúng ta thường thiên về việc ăn một bữa nhẹ với đồ ngọt hay ăn trưa bằng thức ăn nhanh để tạm thời nạp năng lượng một cách nhanh chóng. Không chỉ năng suất làm việc phụ thuộc vào khả năng bạn cung cấp năng lượng trong suốt một ngày, mà việc bạn ăn đủ lượng vào buổi trưa còn rất cần thiết. Phụ nữ cần ước tính khoảng 400 -600 calo cho buổi trưa nếu họ muốn duy trì sự năng suất suốt cả ngày, bữa ăn ít carbohydrates và giàu fiber (như bánh mì, hoa quả và rau) là một lựa chọn tuyệt vời. Nếu bạn cần ăn nhẹ vào buổi chiều, hãy xem xét các thức ăn chậm giải phóng năng lượng như chuối hay bơ.

5. Ngủ trưa 20 phút

Trong suốt thời gian làm việc đầy áp lực, Thủ tướng Anh Margaret Thatcher đã nổi tiếng với việc ngủ trưa 20 phút để có thể giữ được việc điều hành chính phủ của bà. Bởi vậy, thay vì hướng đến việc ngủ một giấc liền mạch từ 6 – 8 tiếng, bà thường ngủ trưa 20 phút để giảm sự buồn ngủ và thư giãn đầu óc. Một giấc ngủ trưa ngắn được khoa học chứng minh là một kĩ thuật giúp cung cấp sự bùng nổ và tăng cường sự thể hiện khi cần thiết, có nghĩa là bạn sẽ trở nên năng suất hơn trong suốt ngày dài mà không cần tới chất kích thích như cà phê.

6. Đều đặn nghỉ ngơi khi dùng máy tính hoặc tập trung trí óc

Càng về cuối ngày, bạn càng dễ nhận ra mình trở nên cáu kỉnh hay mất tập trung. Điều này là bởi vì việc đọc sách, lái xe hay nhìn vào màn hình máy tính qua nhiều làm mỏi mắt, và lâu dài có thể gây ra các bệnh về mắt cũng như đau cổ, vai hay lưng. Trong ngắn hạn, chúng sẽ làm bạn không thể hoàn thành công việc một cách năng suất và hiệu quả về thời gian, nên rất quan trọng để nghỉ ngơi bất cứ khi nào có thể. Vì mỏi mắt ảnh hưởng tới 50 – 90% những người làm việc với máy tính,  nên họ có thể bảo vệ chính mình và lịch trình của họ bằng cách tạo ra một nơi làm việc với màn hình máy tính đặt cách mắt 20 inches.

7. Tưởng tượng ra một kết quả và luôn tập trung vào việc đạt được mục đích

Nói về tập trung, thật khó có thể hoàn thành công việc và dự án khi đã về cuối ngày. Điều này không chỉ là kết quả của việc mệt mỏi trí óc, mà còn là vì sự sao lãng đã kéo chú ý của chúng ta sang một nơi khác. Theo David Rock, đồng sáng lập của Neuro Leadership Institute, não bộ con người được tinh chỉnh để sao lãng và tự động phản xạ một cách không thể kiểm soát khi tập trung đã chuyển hướng. Nhận thức được điều này ít nhất sẽ giúp bạn giữ được sự tập trung nhiều nhất có thể vào đạt được mục tiêu cá nhân, cũng như có thể liên tưởng được kết quả và sự hài lòng mà nó mang lại.

8. Sử dụng công nghệ để tăng năng suất vào buổi tối

Tiến bộ công nghệ rất tốt cho người làm việc, vì nó đã đưa ra những chuỗi phát minh hướng tới năng suất và giúp giảm bớt những lịch trình rối rắm. Nếu bạn tự mình kinh doanh, đảm nhận một lần 9-5 công việc và còn quản lý một blog kiếm tiền sau khi về nhà, bạn có thể chọn lựa từ danh sách hosting rộng lớn của WordPress để giúp mình giữ nội dung an toàn và được cung cấp những nâng cấp tự động liên quan đến plugins và giao diện. Bằng việc khám phá công nghệ và tích hợp những phát minh được chọn lựa vào lịch trình hàng ngày, bạn sẽ tự động làm được nhiều việc và tiết kiệm đáng kể thời gian.

9. Hãy hoạt động và tập thể dục buổi tối

Với tất cả công việc hoàn thành trong ngày, bạn có thế cuối cùng dành một chút thời gian để thư giãn, và làm vài việc nhà. Thời gian này cũng có thể là một cơ hội tuyệt vời để tập thể dục, tuy nhiên, vì những hoạt động thể thao về đêm được cho rằng sẽ cải thiện vóc dáng của bạn, hãy chú ý loại bỏ những ham muốn ăn uống và giảm tập trung vào các công việc cần hoàn thành trước khi đi ngủ. Thể dục buổi tối thì thoải mái hơn buổi sáng nên bạn có thể dành hầu hết thời gian  để tận hưởng nhiều lợi ích mà nó mang lại.

10. Đặt chuông báo thức nhẹ nhàng

Những người khó thức dậy vào buồi sáng thường chọn kiểu chuông báo thức đáng ghét nhất mà họ có thể tưởng tượng và để nó ở mức to nhất. Thật sự không cần thiết! Bạn phải chú ý rằng giật mình tỉnh dậy không làm bạn tỉnh táo và hăng hái làm việc được. Thay vào đó, bạn có thể dựa vào nhịp điệu sinh học và những dấu hiệu môi trường khác để đảm bảo một khởi đầu bình yên hơn, hãy chọn những kiểu chuông nhẹ nhàng như âm thanh từ khu rừng mưa hay một ánh đèn “đánh thức” mà sẽ sáng dần lên một cách từ từ.

—

Translated from Lewis Humphries’s Article “24 Hours Not Enough? 10 Tips Of Time Management To Make Every Day Count”.

—

Hành trình ngày 07: Sắp xếp thời gian

Hôm qua dành cả ngày để ôn tập, tập luyện lại những kiến thức cần thiết cho hôm nay đi test, nhưng vẫn giữ được nhịp độ, làm đủ các công việc cần làm trong ngày. Áp dụng một số chiến lược, mẹo, mình đã dịch trong các bài trước và thấy thật hiệu quả. Nhất là định luật Parkinson. Một ngày trôi qua với đủ thứ công việc, nhưng cái nào cũng hoàn thành trọn vẹn. Những con số tài chính chạy lòng vòng trong đầu không làm mình mệt mỏi được bao lâu. Thật thoải mái!

Tối mình vẫn có thể thiền và ngủ sớm, không phải thức khuya lao lực như trước kia phải làm nhiều việc nữa. Chợt thấy bản thân đã đạt được một thành tích đáng ghi nhận. Có lẽ là lần đầu tiên làm việc, học tập lẫn giải quyết các nhu cầu cuộc sống một cách cân bằng đến vậy.

Thiền tối qua vẫn diễn ra một cách bình thường, tâm trí hoàn toàn thả vào hơi thở. 20 phút trôi qua nhẹ nhàng cho mình một sự yên bình và thoải mái cần thiết để refresh lại tâm trí, kiểm tra lại những việc trong ngày, và sắp xếp những việc hôm sau.

Sáng nay, sau khi thiền xong, học một chút, ôn lại kiến thức cho buổi test chiều nay, và giờ dành thời gian viết blog. Bỗng nghĩ tới việc sắp xếp thời gian.

Thời gian là món quà quý giá nhất, và cũng được phân phát công bằng nhất cho tất cả mọi người. Mà đã là món quà, thì sử dụng như thế nào hoàn toàn tùy thuộc vào người được tặng. Trước đây, mình cũng như bao nhiêu người khác, ước gì, mình được tặng nhiều hơn, ước gì, mỗi ngày có 25 giờ. Để làm gì chứ? Để ngủ. Vâng, để ngủ. Chúng ta dành 1/3 cuộc đời để ngủ, nhưng rồi lại muốn có thêm 1/24 cuộc đời nữa để … vẫn ngủ. Tại vì sao? Vì thực chúng ta đâu có ngủ đủ 1/3 cuộc đời đó đâu, chúng ta phải làm việc xuyên đêm, thức tới sáng, bận rộn với đủ thứ trên trời dưới đất. Lẽ nào nói công bằng mà lại không công bằng? Cho cũng nhiêu đó thời gian mà bắt mình làm nhiều hơn người khác?

KHÔNG. Câu trả lời rõ ràng là không. Chả ai bắt ép bạn cả, có chăng thì chính mình bắt ép mình mà thôi. Mình muốn nhiều thì mình làm nhiều. Muốn quá nhiều  thì rồi không đủ thời gian để làm. Nhưng nói cho rõ, nhiều hay ít, thì cũng chỉ là tương đối mà thôi. Với người này là nhiều nhưng với người khác lại là ít. Chỉ có thời gian là tuyệt đối, với ai thì cũng chỉ 24 tiếng/ngày.

Như vậy, muốn giải quyết được vấn đề ở đây, thì phải điều chỉnh cái tương đối sao cho nó phù hợp với cái tuyệt đối, cái khả biến phù hợp với cái bất biến. Như Khổng Tử (phải ông ấy không nhỉ? :D) có ví “lòng tham con người như nước trong cái bình đáy tròn, không có thì bình đổ, mà đầy quá thì bình cũng đổ”. Vậy đó, chỉ nên có ở một mức nhất định. Nhưng trích câu của Khổng Tử, thì chỉ mới nói về lượng, nói về nước. Muốn đủ thời gian thì làm ít việc thôi. Còn như có nhiều kiểu mục đích, nhiều loại hình công việc khác nhau, mà cũng bỏ chung vào một cái lọ mà chúng ta cần phải hoàn thành thì sao? Chắc mọi người cũng biết mình đang nói tới câu chuyện nào rồi nhỉ ^^  Đúng vậy, lúc này lại nói tới kỹ năng quản lý thời gian, để làm sao cùng một thời gian bất biến đó, mình làm được nhiều việc nhất có thể.

Hồi sáng lifehack đã bắt đầu gửi bài trở lại, và có lẽ hôm nay mình sẽ dịch một bài về quản lý thời gian, kỹ năng mà ai cũng cần phải có.