Dù bạn là một nhân viên, một người chủ kinh doanh nhỏ hay là một ông bố/bà mẹ đơn thân, bạn cũng chỉ có 24 tiếng/ngày. Và dù mỗi cá nhân có một phạm vi công việc khác nhau cần hoàn thành, nhưng tựu chung đều phải quản lý thời gian một cách hiệu quả nếu muốn thành công.
Nhiều người cố gắng để quản lý thời gian, tuy nhiên, họ không thể nào phân biệt được thời gian trên đồng hồ và thời gian thực tế. Trong khi thời gian trên đồng hồ là thời lượng chính xác của từng giây, phút và giờ cho mỗi ngày, thì thời gian thực tế là tương đối, và có thể bị ảnh hưởng bởi loại hình công việc mà bạn làm cũng như cách bạn làm chúng.
Hiểu được điều này tạo cho chúng ta một nền mống để quản lý thời gian hiệu quả, và song song cho phép chúng ta làm việc năng suất hơn. Với suy nghĩ như vậy, hãy xem xét những bước sau để xây dựng một nền tảng và làm mỗi ngày trôi qua trở nên có ích.
1. Xây dựng một thói quen ngủ phù hợp
Chìa khóa cho một ngày làm việc hiệu quả nằm ở đêm hôm trước. Một thói quen phù hợp cho giấc ngủ sẽ tạo nhịp điệu cho một ngày hiệu quả. Theo Tiến sĩ Tâm lý học lâm sàng Stephanie Silberman, cách tốt nhất để có một giấc ngủ phù hợp là điều chỉnh thói quen từ từ bằng cách tăng dần 15 phút mỗi lần để xác định một chu kì khả thi có thể duy trì dễ dàng. (đây là bài hay cho ai có vấn đề điều chỉnh thói quen đi ngủ). Nên nếu bạn muốn thức dậy sớm hơn mà không phải chịu cảm giác mệt mỏi, hãy bắt đầu với việc dậy sớm hơn 15 phút trong từng kì 3 – 4 ngày để cơ thế bạn có thể điều chỉnh hiệu quả. Sau đó bạn có thể lặp lại quá trình này cho đến khi thực sự thoái mái, và tạo được một chu kì ngủ cho phép bạn bắt đầu một ngày mới tại thời gian tối ưu.
2. Làm một việc gần với việc khác (gần về địa lý)
Một khi bạn thức dậy và chuẩn bị cho ngày mới, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách hoàn thành các công việc với một thái độ hợp lý trong phân bổ ưu tiên về địa điểm. Nếu bạn ăn sáng trong bếp, ví dụ vậy, bạn nên xác định tất cả những nhiệm vụ khác cần bạn chú ý trong khu vực đó trước khi rời đi. Nếu bạn có thể hoàn thành một khối lượng công việc lớn ở duy nhất một địa điểm trong một thời gian xác định, bạn có thể tạo nên một lịch trình hiệu quả hơn để đạt được mục đích, thay vì cứ chạy đi chạy lại hết nơi này sang nơi khác. Mặc dù điều này có thể đòi hỏi một cách nhìn nhận mới, nhưng nó cũng rõ ràng đảm bảo bạn sẽ năng suất hơn.
3. Xem xét phúc lợi về di chuyển
Làm nhiều việc một lúc (đa nhiệm) thường được xem là tiêu chuẩn của năng suất, nhưng mọi người thường quá tham lam khi làm việc và thường chú trọng số lượng mà bỏ qua chất lượng. Bởi vậy, phải cẩn trọng khi lựa chọn đa nhiệm để có thể có được sự cân bằng tuyệt đối giữa đạt được mục đích và bảo đảm chất lượng xuất sắc cho công việc. Ví dụ như bạn chọn đi làm bằng phương tiện công cộng thay vì lái xe đi, bạn sẽ tạo được thêm thời gian để hoàn thành công việc thay vì buộc mình vội vàng lướt qua email trước khi nhảy lên xe và lái đi. Một nhân viên văn phòng có thể tiêu tốn 10% thời gian làm việc trong ngày chỉ để di chuyển giữa nhà và công ty, vậy nên một phúc lợi về di chuyển là một cơ hội duy nhất để sử dụng thời gian đó một cách hợp lý.
4. Ăn trưa cân bằng và tốt cho sức khỏe
Thức ăn cũng là một vấn đề quan trọng cần xem xét cho bữa ăn nhẹ giữa buổi sáng hay ăn trưa. Thói quen ăn uống dễ bị bỏ qua nếu bạn làm việc bận rộn, vậy nên chúng ta thường thiên về việc ăn một bữa nhẹ với đồ ngọt hay ăn trưa bằng thức ăn nhanh để tạm thời nạp năng lượng một cách nhanh chóng. Không chỉ năng suất làm việc phụ thuộc vào khả năng bạn cung cấp năng lượng trong suốt một ngày, mà việc bạn ăn đủ lượng vào buổi trưa còn rất cần thiết. Phụ nữ cần ước tính khoảng 400 -600 calo cho buổi trưa nếu họ muốn duy trì sự năng suất suốt cả ngày, bữa ăn ít carbohydrates và giàu fiber (như bánh mì, hoa quả và rau) là một lựa chọn tuyệt vời. Nếu bạn cần ăn nhẹ vào buổi chiều, hãy xem xét các thức ăn chậm giải phóng năng lượng như chuối hay bơ.
5. Ngủ trưa 20 phút
Trong suốt thời gian làm việc đầy áp lực, Thủ tướng Anh Margaret Thatcher đã nổi tiếng với việc ngủ trưa 20 phút để có thể giữ được việc điều hành chính phủ của bà. Bởi vậy, thay vì hướng đến việc ngủ một giấc liền mạch từ 6 – 8 tiếng, bà thường ngủ trưa 20 phút để giảm sự buồn ngủ và thư giãn đầu óc. Một giấc ngủ trưa ngắn được khoa học chứng minh là một kĩ thuật giúp cung cấp sự bùng nổ và tăng cường sự thể hiện khi cần thiết, có nghĩa là bạn sẽ trở nên năng suất hơn trong suốt ngày dài mà không cần tới chất kích thích như cà phê.
6. Đều đặn nghỉ ngơi khi dùng máy tính hoặc tập trung trí óc
Càng về cuối ngày, bạn càng dễ nhận ra mình trở nên cáu kỉnh hay mất tập trung. Điều này là bởi vì việc đọc sách, lái xe hay nhìn vào màn hình máy tính qua nhiều làm mỏi mắt, và lâu dài có thể gây ra các bệnh về mắt cũng như đau cổ, vai hay lưng. Trong ngắn hạn, chúng sẽ làm bạn không thể hoàn thành công việc một cách năng suất và hiệu quả về thời gian, nên rất quan trọng để nghỉ ngơi bất cứ khi nào có thể. Vì mỏi mắt ảnh hưởng tới 50 – 90% những người làm việc với máy tính, nên họ có thể bảo vệ chính mình và lịch trình của họ bằng cách tạo ra một nơi làm việc với màn hình máy tính đặt cách mắt 20 inches.
7. Tưởng tượng ra một kết quả và luôn tập trung vào việc đạt được mục đích
Nói về tập trung, thật khó có thể hoàn thành công việc và dự án khi đã về cuối ngày. Điều này không chỉ là kết quả của việc mệt mỏi trí óc, mà còn là vì sự sao lãng đã kéo chú ý của chúng ta sang một nơi khác. Theo David Rock, đồng sáng lập của Neuro Leadership Institute, não bộ con người được tinh chỉnh để sao lãng và tự động phản xạ một cách không thể kiểm soát khi tập trung đã chuyển hướng. Nhận thức được điều này ít nhất sẽ giúp bạn giữ được sự tập trung nhiều nhất có thể vào đạt được mục tiêu cá nhân, cũng như có thể liên tưởng được kết quả và sự hài lòng mà nó mang lại.
8. Sử dụng công nghệ để tăng năng suất vào buổi tối
Tiến bộ công nghệ rất tốt cho người làm việc, vì nó đã đưa ra những chuỗi phát minh hướng tới năng suất và giúp giảm bớt những lịch trình rối rắm. Nếu bạn tự mình kinh doanh, đảm nhận một lần 9-5 công việc và còn quản lý một blog kiếm tiền sau khi về nhà, bạn có thể chọn lựa từ danh sách hosting rộng lớn của WordPress để giúp mình giữ nội dung an toàn và được cung cấp những nâng cấp tự động liên quan đến plugins và giao diện. Bằng việc khám phá công nghệ và tích hợp những phát minh được chọn lựa vào lịch trình hàng ngày, bạn sẽ tự động làm được nhiều việc và tiết kiệm đáng kể thời gian.
9. Hãy hoạt động và tập thể dục buổi tối
Với tất cả công việc hoàn thành trong ngày, bạn có thế cuối cùng dành một chút thời gian để thư giãn, và làm vài việc nhà. Thời gian này cũng có thể là một cơ hội tuyệt vời để tập thể dục, tuy nhiên, vì những hoạt động thể thao về đêm được cho rằng sẽ cải thiện vóc dáng của bạn, hãy chú ý loại bỏ những ham muốn ăn uống và giảm tập trung vào các công việc cần hoàn thành trước khi đi ngủ. Thể dục buổi tối thì thoải mái hơn buổi sáng nên bạn có thể dành hầu hết thời gian để tận hưởng nhiều lợi ích mà nó mang lại.
10. Đặt chuông báo thức nhẹ nhàng
Những người khó thức dậy vào buồi sáng thường chọn kiểu chuông báo thức đáng ghét nhất mà họ có thể tưởng tượng và để nó ở mức to nhất. Thật sự không cần thiết! Bạn phải chú ý rằng giật mình tỉnh dậy không làm bạn tỉnh táo và hăng hái làm việc được. Thay vào đó, bạn có thể dựa vào nhịp điệu sinh học và những dấu hiệu môi trường khác để đảm bảo một khởi đầu bình yên hơn, hãy chọn những kiểu chuông nhẹ nhàng như âm thanh từ khu rừng mưa hay một ánh đèn “đánh thức” mà sẽ sáng dần lên một cách từ từ.
—
Translated from Lewis Humphries’s Article “24 Hours Not Enough? 10 Tips Of Time Management To Make Every Day Count”.
—
Walk with me 