10 Cách để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian

Không thể quản lý thời gian thì không thể quản lý gì cả. Gần tới lúc đi làm rồi mà công việc tồn đọng vẫn còn quá sức nhiều, phải phân bổ phù hợp để có thể hoàn tất hết mọi thứ. Đến lúc đi làm còn phải chia quỹ thời gian lại chứ ^^ Vậy nên, lại một bài về quản lý thời gian nào 🙂

Bạn có thường cảm thấy mệt mỏi vì quá nhiều công việc phải làm? Khi thời gian trôi qua, bạn có cảm thấy bạn có nhiều việc hơn thời gian bạn có để làm chúng hay là bạn có thể sử dụng thời gian hiệu quả để hoàn thành tất cả công việc được giao?

Mẹo là hãy tổ chức công việc và sử dụng hiệu quả thời gian để làm được nhiều việc hơn mỗi ngày. Điều này có thể giúp bạn giảm mệt mỏi và làm việc tốt hơn. Quản lý thời gian là một kỹ năng cần nhiều thời gian để phát triển, và nó khác biệt đối với từng người. Bạn chỉ việc tìm ra cách phù hợp với mình. Sử dụng một vài chiến lược dưới đây trong vài tuần và xem liệu nó có thể giúp bạn.

Đây là 10 cách bạn có thể dùng để cái thiện kỹ năng quản lý thời gian và nâng cao năng suất.

1. Phân công công việc: thông thường tất cả chúng ta nhận nhiều việc hơn tiềm năng mong muốn. Điều này có thể đem lại kết quả là sự mệt mỏi và kiệt sức. Phân công không phải là chạy trốn trách nhiệm mà là một chức năng quan trọng của quản lý. Hãy học nghệ thuật phân công công việc cho cấp dưới tùy theo kỹ năng và năng lực của họ.

2. Xếp đặt ưu tiên: trước khi bắt đầu một ngày mới, hãy lên danh sách công việc cần sự chú ý tức thì của bạn cũng như những việc không quan trọng nhưng lại tiêu tốn rất nhiều thời gian quý giá. Một vài công việc cần phải hoàn thành trong ngày trong khi những công việc không quan trọng khác có thể làm vào hôm sau. Tóm lại, ưu tiên tập trung vào công việc quan trọng hơn.

3. Tránh trì hoãn: trì hoãn là một trong những thứ ảnh hưởng tồi tệ đến năng suất. Nó có thể mang lại kết quả là sự phí phạm thời gian và năng lượng thiết yếu. Cần phải tránh nó bằng bất cứ giá nào. Nó có thể là một vấn đề chính yếu trong cả công việc lẫn cuộc sống.

4. Lên lịch làm việc: mang theo một cuốn sổ kế hoạch với bạn và liệt kê tất cả những công việc xuất hiện trong đầu. Làm một danh sách ‘phải làm’ đơn giản trước khi bắt đầu một ngày, sắp xếp ưu tiên công việc, và đảm bảo là chúng có thể đạt được. Để quản lý thời gian tốt hơn, bạn nên nghĩ về việc tạo ra 3 danh sách: công việc, gia đình, và cá nhân.

5. Tránh mệt mỏi: mệt mỏi thường xảy ra khi chúng ta chấp nhận nhiều công việc hơn khả năng của mình. Kết quả là cơ thể bắt đầu cảm thấy mệt mỏi và ảnh hưởng tới năng suất. Thay vào đó, phân công công việc cho cấp dưới và đảm bảo dành ra một chút thời gian để giải lao.

6. Đặt ra kì hạn: Khi bạn phải làm việc, hãy đặt ra một kì hạn thực tế và bám theo nó. Cố gắng đặt ra một kì hạn trước công việc đó vài ngày để bạn có thể hoàn thành tất cả những việc có thể phát sinh. Thử thách bản thân và đạt được kì hạn. Thưởng cho mình khi vượt qua một thử thách khó khăn.

7. Tránh làm nhiều việc một lúc (đa nhiệm): Hầu hết chúng ta cảm thấy làm nhiều việc một lúc là cách hiệu quả để hoàn thành công việc nhưng sự thật là chúng ta làm tốt hơn khi tập trung hoàn toàn vào một công việc. Đa nhiệm ngăn trở năn suất và nên tránh để có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian.

8. Bắt đầu sớm: hầu hết những người thành công có một điểm chung. Họ bắt đầu một ngày sớm và điều đó cho họ thời gian để ngồi, nghĩ, và lên kế hoạch cho cả ngày. Khi bạn thức dậy sớm, bạn sẽ bình tĩnh hơn, sáng tạo hơn, và minh mẫn hơn. Khi ngày dần trôi, mức năng lượng của bạn bắt đầu đi xuống và ảnh hưởng tới năng suất của bạn, khiến bạn không thể hiện tốt.

9. Hãy nghỉ ngơi: khi nào bạn có 10 – 15 phút cho mình, hãy nghỉ ngơi. Quá nhiều mệt mỏi có thể làm hại cơ thể bạn từ từ và ảnh hưởng lên năng suất. Hãy đi dạo, nghe nhạc và tập thể dục một chút. Ý kiến tốt nhất là hãy rời công việc và dành thời gian cho gia đình, bạn bè.

10. Học cách nói Không: lịch sự từ chối những công việc làm thêm nếu bạn nghĩ mình đã quá tải. Liếc qua danh sách “phải làm” trước khi đồng ý nhận thêm việc.

Bạn có hay trì hoãn? Học cách đánh bại sự trì hoãn qua một số bước đơn giản: Cách đánh bại nỗi sợ lười biếng và trì hoãn của bạn (sẽ dịch bài này – qto)

—

Translated from Rinkesh Kukreja‘s Article “10 Ways to Improve Your Time Management Skills“

—

Hành trình ngày 08: Kế hoạch linh động

Kế hoạch đặt ra không phải lúc nào cũng có thể đạt được trọn vẹn cũng như chính xác từng giây từng phút. Vào lúc mới bắt đầu cuộc đời sinh viên, mình thường cố gắng sắp xếp thời gian theo đồng hồ. Sáng 6 giờ thức dậy, đánh răng rửa mặt 5 phút, bla bla, hay làm bài tập anh văn từ 7h – 7h30 tối, bài tập môn abc từ .. đến… Nhưng phải thú nhận rằng, thực sự thì hiếm khi có thể làm đúng kế hoạch đó, vì nhiều lý do, ví dụ như công việc phát sinh hay là mình nghĩ làm xong bài tập nhanh nhưng thực ra lâu quá, hay thậm chí làm tưởng lâu nhưng xong nhanh quá mà chả biết phải làm gì tiếp vì chưa tới giờ làm việc khác. Máy móc thế đó.

Rồi sau này, mình lập kế hoạch theo kiểu kể ra những công việc trọng yếu cần làm mà thôi, ví dụ hôm nay phải làm bài tập môn a, b, c, phải đi tập thể dục,.. Rồi làm dần theo thứ tự ưu tiên, cái nào xong bỏ qua một bên, làm tới cái kế tiếp, cái nào chưa xong thì tùy tình huống mà sắp xếp. Như vậy mà lại hiệu quả hơn, lại không tốn thời gian đoán mò đoán non cái nào phải làm trong bao lâu.

Từ ngày đọc và học được nhiều điều trên lifehack, mình còn thêm thắt vào một xíu, đó là làm việc trong 90 – 120 phút chưa xong thì tạm nghỉ, relax 10 -15 phút bằng những “thức ăn” có ích cho não bộ. Những thức ăn này phải là những thứ mình thích, để não có thể xả hơi, lấy lại sự tập trung, và thường được “ăn” bằng tai để cho mắt có thể thoải mái, không mỏi mệt, cũng như cơ thể có thể nằm dài ra mà nghỉ.

Mấy hôm nay thường viết nhật kí hành trình sớm, sau khi ăn uống và học tập một xíu xong. Nhưng hôm nay lại viết trễ, vì sáng phải chuẩn bị cho việc phỏng vấn một công việc mà mình rất thích và bỏ nhiều tâm huyết cho nó. Mọi chuyện diển ra khá mượt mà, mong là sẽ đạt được những gì mình mong đợi.

Mà nhân việc đi phỏng vấn, có lẽ sẽ dịch một bài lifehack mới gửi về những bài học đi tìm việc, mong sẽ có ích cho các bạn mới ra trường như mình. Hẹn tối nay sẽ post.

6 Mẹo để cân bằng công việc với cuộc sống

Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống thật khó nắm bắt. Nhiều người khao khát nó, nhưng dường như chỉ một phần nhỏ đạt được. Chúng ta cố gắng rồi thất bại, rồi lại cứ chạy lòng vòng trong lồng như con hamster với các khoản phải trả. Thời gian trôi qua, chúng ta bắt đầu chấp nhận rằng cách sống này không phù hợp với mình nữa, bởi vậy phải tìm kiếm một chỉ dẫn để có thể cân bằng công việc với phần còn lại của cuộc sống.

Martin Bjergegaard, một doanh nhân Scandinavia đã dành nhiều công sức phát triển bản thân, và nghiên cứu sự quan trọng của việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống, sau đó phát triển một vài gợi ý rất hay để đạt được sự cân bằng này trong thời buổi hiện đại. Trải nghiệm từ chính cuộc sống của mình đã cho Bjergegaard một niềm đam mê và một lòng tin rằng ai cũng có thể tập luyện để đạt được sự cân bằng. Hãy tham khảo 6 mẹo của ông ấy để cân bằng công việc của bạn với phần lại của cuộc sống.

Tôi sẽ là người đầu tiên chấp nhận điều này; tôi không phải lúc nào cũng cân bằng được công việc và cuộc sống. Đã có thời gian tôi làm Tư vấn Chiến lược cho một công ty tư vấn quản lý toàn cầu. Đối với tôi, đó chính là địa ngục trần gian. Một cuộc chiến bất tận chỉ để có một giấc ngủ bình thường, không có cả thời gian dành cho những người tôi yêu thương.

Cuối cùng, tới một thời điểm mà tôi còn không được ngủ. Lúc đó, chúng tôi làm việc tại thành phố Kuwait, và đóng quân ở khách sạn. Tôi vẫn nhớ có những lúc tôi đi bộ dọc hành lang vào ban đêm, cố gắng chống lại sự lo ngại và tuyệt vọng đang dâng lên. Sau 3 đêm như vậy, tôi gọi về nhà và nghỉ việc – công việc mà ai cũng bảo tôi phải tự hào.

Một thời gian sau, vào năm 2006, tôi thành lập công ty của riêng mình với 3 người bạn. Bây giờ, chúng tôi có 200 nhân viên ở các văn phòng tại London, Berlin và Copenhagen. Chúng tôi đã đầu tư vào khoảng 150 dự án start-up trên toàn thế giới, cũng như thiết lập quan hệ với hàng trăm doanh nghiệp. Tôi làm việc 45 giờ mỗi tuần, và dành 6 tuần mỗi năm để đi du lịch thế giới cùng gia đình và bạn bè.

Tôi nhận ra rằng, thực sự không quá khó để có thể cân bằng giữa công việc và cuộc sống, nếu như bạn áp dụng những mẹo đơn giản sau đây một cách thường xuyên.

1. Chọn một nhiệm vụ THÚC ĐẨY bạn

Không quan trọng là bạn tự kinh doanh hay làm cho người khác, điều quan trọng là bạn đặt nỗ lực của mình vào một việc ý nghĩa với bạn. Tại sao?

Bởi vì nó giải thoát rất nhiều năng lượng. Bạn sẽ không thể cân bằng tốt công việc với cuộc sống nếu như bạn không có động lực, bạn thất bại trong công việc, hay bạn phung phí thời gian. Khi bạn về đến nhà, bạn sẽ kiệt sức. Còn khi bạn làm một công việc mà bạn thực sự quan tâm, nó sẽ cho bạn năng lượng, và bạn sẽ hạnh phúc hơn với cuộc sống của mình.

2. SỐNG cho chính mình

Chúng ta thường mắc phải cái bẫy phải làm hài lòng tất cả mọi người xung quanh. Nó phản tác dụng, vì nó chỉ làm chúng ta phiền muộn, nó khiến chúng ta phải thỏa hiệp để trở nên có giá trị với người khác. Hãy tìm ra những gì bạn cần để có thể trở thành chính mình. Trong trường hợp của tôi, tôi cần đi thể hình 4 – 5 lần một tuần, đều đặn tập thiền, và đôi lúc cần một giấc ngủ trưa. Như bạn có thể tưởng tượng, mọi người thường cố gắng kéo tôi khỏi những hoạt động chăm sóc cá nhân đó (ví dụ: con gái tôi muốn chơi với tôi hơn là cùng tôi đến phòng tập), nhưng tôi đã dạy bản thân mình phải biết chăm sóc chính nó, và không có gì phải ngại cả.

3. TỐI ƯU HÓA thời gian của bạn trong “dòng chảy”

Tôi từng tối đa hóa thời giờ làm việc với lòng tin rằng càng làm nhiều giờ bao nhiêu, tôi càng thành công bấy nhiêu. Nhưng rồi tôi đã rất may mắn khi có được một vài tấm gương, dạy tôi những điều ngược lại; khi chúng ta trong trạng thái dòng chảy, chúng ta có thể làm việc hiệu quả gấp 10 lần những khi chúng ta mất tập trung. Vậy dòng chảy là gì? Dòng chảy là một trạng thái mà bạn chìm đắm trong công việc đang làm, không suy nghĩ về bất cứ điều gì khác nữa. Thời gian và không gian dường như biến mất. Nó là một trạng thái tuyệt vời, và khi nó kết thúc, bạn sẽ ngạc nhiên vì những gì mình làm được!

Hôm nay, tôi thiết kế lịch trình của mình để có được càng nhiều dòng-chảy-thời-gian càng tốt. Thường thì nó bao gồm việc đi bộ trong công viên vào buổi trưa, hoặc là một kiểu giải lao nào đó. Tôi quan niệm rằng, thật vô trách nhiệm nếu không nghỉ ngơi khi bạn cần thế. Vì vậy, tôi thường dành một vài giờ cho riêng mình để bảo vệ trạng thái dòng-chảy – ví dụ như làm việc tại nhà vào một vài buổi sáng.

4. Lên danh sách công việc cho hôm nay

N.R. Murthy, người sáng lập Infosys, chia sẻ bí mật của mình về việc cân bằng cuộc sống với công việc cho tôi; anh ấy lên danh sách việc làm cho hôm nay. Đơn giản thế thôi, và tôi cũng đã nhận ra sức mạnh tiềm tàng của công cụ nhỏ bé đó. Hầu hết chúng ta thường lập một danh sách dài những việc phải làm – danh sách bao gồm tất cả mọi thứ phải làm, cả trong tương lai gần và xa. Thật là một danh sách tốt để bạn khỏi phải nhớ những việc đó nữa, nhưng cũng thật là một ý tưởng tồi khi dành quá nhiều thời gian lên danh sách đó. Nó sẽ chỉ làm cho chúng ta cảm thấy áp lực và choáng ngợp. Hơn nữa, bạn sẽ dễ dàng quên mất một số thứ đặc biệt quan trọng.

Như Murthy, mỗi buổi sáng bạn hãy tập thói quen viết ra 2- 3 thứ mà bạn muốn làm trong HÔM NAY. Chỉ bao gồm những hoạt động cực kì quan trọng, những thứ sẽ đưa bạn tới gần những mục tiêu quan trọng. Hoàn thành chúng trước buổi trưa, và nhớ là hãy cảm thấy tốt về chúng.

5. ĐỪNG BAO GIỜ viết hay phản hồi lại những email đa cảm

Đây là một việc làm cực kì tốn thời gian trong thời buổi hiện đại; trao đổi những email dài và đa cảm. Nếu ai đó gửi cho bạn một email đa cảm, đừng bao giờ ấn “Trả lời” và phí sức vào nó. Thay vì vậy, nhấc điện thoại lên và mời họ đi uống cà phê. Nói về vấn đề đó trực tiếp. Emails là một công cụ trao đổi kinh khủng khi dính tới tình cảm. Những thứ có thể giải quyết trong vòng 10 phút nói chuyện trực tiếp, đột nhiên bùng nổ vì những hiểu lầm hay giải thích không thấu đáo, và bạn sẽ chứng kiến chính mình dành cả nửa ngày để giải quyết một xung đột tốn năng lượng mà quả thật không cần thiết. Nếu bạn đang dành hàng giờ của cuộc đời làm những việc như vậy, bạn cần phải hỏi chính mình rằng: Mình đang thắng hay thua?

6. Về NHÀ

Sếp cũ của tôi đã cho tôi một lời khuyên rất có ích. Ông ấy nói tương tự rằng “Anh sẽ quay lại đây vào ngày hôm sau, nên đừng có kết thúc một ngày của mình bằng cách xem qua hết tất cả những email chưa trả lời, dọn bàn và kiểm tra danh sách công việc. Thay vào đó, hãy đứng dậy và đi ra khỏi cửa.”

Sếp tôi chẳng bao giờ giám sát quá nhiều, ông ấy không tin rằng mọi thứ sẽ sụp đổ nếu ông để lỡ một email, hay về sớm hơn thường lệ một giờ đồng hồ. Ông ấy khiêu vũ bằng chính nhịp điệu của mình, cực kì hạnh phúc và vui vẻ, điều mà đã giúp tạo nên một bầu không khí làm việc năng suất và lành mạnh trong công ty.

Đừng quan trọng quá việc rời khỏi văn phòng. Hãy cứ làm như là bạn đi vệ sinh vậy. Đứng dậy và bước ra khỏi cửa. Đằng nào thì bạn chả quay lại.

—

Translated from Martin Bjergegaard‘s Article “6 Tips For A Great Work/Life Balance“.

—